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Compliance-Aspekte im Dokumentenmanagement

VOI aktualisiert Zusammenfassung der rechtlichen Anforderungen an Dokumentenmanagement in Europa
Welche Aufbewahrungsfristen gelten in Frankreich? Müssen Unternehmen in England ihre E-Mails archivieren?

(28.06.11) - Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. hat seine Publikation über die rechtlichen Aspekte des Dokumentenmanagements in den wichtigsten europäischen Ländern auf den neusten Stand gebracht. "Die aktuelle Gesetzeslage in den verschiedenen Ländern hat eine Anpassung erforderlich gemacht", erklärt Jürgen Biffar, VOI-Vorstandsmitglied und Vorstand der DocuWare AG. "Außerdem haben wir das Thema der Aufbewahrung von Dokumenten im Ausland in unsere Erläuterungen integriert." Die detaillierten zweisprachigen Beschreibungen schlüsseln die jeweiligen länderspezifischen Anforderungen an die elektronische Langzeitarchivierung von Dokumenten auf.

Die aktualisierte Ausgabe steht auf der VOI-Website zum kostenlosen Download zur Verfügung. Im Online-Shop des VOI kann die Papierversion für eine Schutzgebühr in Höhe von 15 Euro bestellt werden.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten in Frankreich? Müssen Unternehmen in England ihre E-Mails archivieren? Mit welchen Sanktionen muss jemand in Spanien rechnen, der seine kaufmännischen Unterlagen nicht gesetzeskonform aufbewahrt? In den "Legal Requirements for Document Management in Europe" können europaweit agierende Unternehmen die Antworten auf diese und andere Fragen nachlesen.

Erstmals in 2010 herausgegeben, hat das Competence Center "Steuern und Recht" (CCSR) des VOI jetzt eine zweite, aktualisierte Version veröffentlicht. Bei den Neuerungen handelt es sich im Wesentlichen um einen Abgleich mit der aktuellen Gesetzeslage und die entsprechenden Anpassungen. Darüber hinaus finden sich in der Zusammenfassung erweiternde Stellungnahmen darüber wieder, ob Dokumente außerhalb des jeweiligen Heimatlandes elektronisch aufbewahrt werden dürfen.

Die Schrift ermöglicht insgesamt eine rasche Orientierung in der europäischen Gesetzgebung, insofern diese relevant für das Dokumentenmanagement und damit verbundene Themen im jeweiligen Land ist. Die Mehrsprachigkeit erlaubt zudem nicht nur deutschsprachigen Interessenten ein rechtssicheres Agieren auf europäischem Parkett, sondern auch den Unternehmen aus den anderen europäischen Ländern. Damit trägt der VOI dazu bei, einen grenzübergreifenden Aktionsradius für Systemanbieter und Anwender zu vereinfachen. (VOI: ra)

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