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"Easy-Archiv" macht GDPdU-konform

command führt "Easy-Archiv bei Naturmedizin-Hersteller Pascoe ein
Den gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und Überprüfung elektronischer Dokumente entsprechen

(13.11.06) - Die Pascoe GmbH, Hersteller von Naturmedizin in Gießen, strebt mit der Einführung des „Easy-Archiv“ der Easy Software AG ein umfassendes Dokumenten-Management-System (DMS) an. Das Ettlinger SAP-Systemhaus command ag übernimmt dabei zusammen mit seinem Partner WMD aus Ahrensburg die Implementierung der Archivlösung und deren Integration in das neu eingeführte SAP-System.

Bereits bei der SAP-Einführung stand command Pascoe beratend zur Seite: Der Naturmedizin-Hersteller entschied sich Anfang 2002 für die SAP-Branchenlösung „Pharmasprint“ des Ettlinger Softwarehauses. Im August 2002 fiel dann auch die Entscheidung, Pharmasprint bereits von Beginn an um das Dokumenten-Management mit Easy-Archiv zu ergänzen.

Mit dem "elektronischen Aktenarchiv" von Easy möchte man bei Pascoe einerseits den gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und Überprüfung elektronischer Dokumente (Stichwort: GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) entsprechen. Zum anderen sollen in der Endphase des in mehrere Stufen unterteilten Projekts die Papierberge, die beispielsweise bei der Zulassung neuer Medikamente anfallen, durch die sichere und stets zugriffsbereite elektronische Archivierung abgebaut werden. Dabei überzeugte vor allem die optimale Integrationsfähigkeit von Easy in SAP: Durch die Unterstützung von command konnten so beide Systeme zum ersten November gemeinsam produktiv gehen.

Zunächst wurde ein großer Teil der Altdaten aus dem durch Pharmasprint abgelösten System gar nicht erst in das SAP-System übernommen, sondern direkt im Easy-Archiv revisionssicher abgelegt. Die Daten, die für die in der Pharmabranche wichtige Chargenrückverfolgung notwendig sind, stehen somit stets zur Verfügung - ohne im laufenden EDV-System mitgeführt werden zu müssen. Darüber hinaus können bereits alle Dokumente aus Finanzwesen, Materialwirtschaft, Produktionsplanung, Vertrieb und Qualitätsmanagement des SAP-Systems sowie die dazu eingehenden Dokumente archiviert und direkt aus SAP heraus recherchiert werden.

In der Bestellabwicklung wurde der Ablauf durch die Einführung des SAP Business Workflow effizienter gestaltet: Rechnungen mit und ohne Bestellbezug werden zu einem frühen Zeitpunkt eingescannt. Ein elektronisch gesteuerter Business Workflow sorgt für die Weiterleitung an die richtige Abteilung und für die vorgangsbezogene Ablage im Easy-Archiv.

In weiteren Einführungsphasen ist die Archivierung zusätzlicher eingehender Dokumente, etwa Musteranforderungen für Medikamente, sowie E-Mails aus Microsoft Exchange und der zulassungsrelevanten Dokumente geplant. Dann soll das geplante Dokumenten-Management-System mit einer zentralen Verteilung aller eingehenden Dokumente sowie der elektronischen Post komplett sein.

Hintergrund: Laut Gesetzgeber muss der offizielle Schriftverkehr einer Firma 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Mit dem Archivsystem Easy-Archiv der Easy Software können Dokumente sachgerecht unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen in digitaler Form abgelegt werden: Die einmal eingescannten Dokumente werden einfach per "drag and drop" in elektronische "Mappen" ins Archiv gelegt. Die Mappen können Daten unterschiedlicher Formate aufnehmen. Das System ist einfach zu bedienen, da alle wichtigen Funktionen - Recherche, Editor, Scanfernbedienung - auf einer einzigen Oberfläche integriert sind.

Die Pascoe GmbH wurde 1919 durch den Apotheker Friedrich Pascoe in Gießen gegründet. Das Unternehmen erforscht, entwickelt und produziert pflanzliche Heilmittel, homöopathische Präparate und essenzielle Nährstoffe - etwa 300 Produkte umfasst das Spezialprogramm. Die Rohstoffe werden kontrolliert biologisch angebaut und während der Fertigung bis zum Endprodukt stetig kontrolliert. Pascoe beschäftigt derzeit rund 160 Mitarbeiter. (Easy Software: ra)

Lesen Sie auch den Themenschwerpunkt: Steuerrecht - GDPdU und GoBS

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