Compliance und IT-gestütztes Vertragsmanagement

Management von Verträgen: Compliance-Risiken begegnen und Einkaufsergebnisse langfristig sichern
Inverto gewinnt Tchibo bei indirektem Einkauf für sein IT-gestütztes Vertragsmanagement mit "e-contor"

(27.10.08) - Einkäufer verwenden viel Arbeit darauf, die bestmöglichen Konditionen bei Preis und Qualität zu verhandeln. Nach den Verhandlungsrunden mit Lieferanten werden aber leichtfertig langfristige Einkaufserfolge verschenkt: Fristen, Bonusregelungen und Bündelungseffekte für das Gesamtunternehmen geraten aufgrund eines mangelhaften Vertragsmanagements aus dem Blick. Aber auch steigende Anforderungen an die betriebliche Compliance, an die Dokumentation und das Risikomanagement machen einen einheitlichen Umgang mit Verträgen notwendig.

Auch die indirekten Einkäufer von Tchibo greifen jetzt online auf die Lieferantenverträge zu. Sie verfügen über ein transparentes, automatisiertes Handling von Verträgen. Damit zählt eines der größten deutschen, international tätigen Konsumgüter- und Einzelhandelsunternehmen zu den Vorreitern des strukturierten Vertragsmanagements im Beschaffungswesen. Zusammen mit der Einkaufsberatung Inverto hat Tchibo den Prozess des Vertragsmanagements neu organisiert und automatisiert. Nach einer Pilotphase und dem Roll-out im Unternehmen hat das System den Praxistest bestanden.

Im Dickicht der gesetzlichen und betrieblichen Vorschriften kann es ohne Transparenz über die Fülle von Verträgen im gesamten Unternehmen zu ungewollten und teuren Rechtsverstößen kommen. Um diesen Compliance-Risiken zu begegnen und zugleich Einkaufsergebnisse langfristig zu sichern, ist die Einführung eines IT-gestützten, strukturierten Prozesses für das Management von Verträgen unabdingbar. Dabei geht es um deutlich mehr als Dokumentenverwaltung.

Auch wenn die meisten Unternehmen in den kommenden zwei Jahren ihr Vertragsmanagement automatisieren wollen, besteht zwischen Anspruch und Wirklichkeit eine große Lücke: Die ordentlich an einer zentralen Stelle abgehefteten Verträge sind oft noch ein Wunschtraum.

Häufig werden Beschaffungsverträge von Hand bearbeitet, sie liegen entweder in Papier- oder in elektronischer Form vor. Die Erfassung der Verträge einschließlich der juristisch relevanten Korrespondenz dazu als digitalisierte pdf-Dokumente findet nicht statt. Manche Vertragsvereinbarung wird gar mündlich am Telefon oder per E-Mail geschlossen. Das Management der Verträge im Einkauf ist viel zu häufig nicht abteilungsübergreifend standardisiert und automatisiert. Es fehlt ein einheitliches IT-System.

Zu den wichtigsten Elementen eines solchen Systems gehören individuell anpassbare Tools für Management, Analyse und Reporting. "Die Software muss sehr flexibel einsetzbar sein, um die individuellen Anforderungen im Unternehmen zu erfüllen. Nur so wird sie tatsächlich genutzt", erläutert Marcus Toussaint, Head of Contract Management, Controlling & IT im Tchibo Einkauf. "Das gilt sowohl für den inhaltlichen als auch für den technischen Rahmen in einer bestehenden IT-Infrastruktur."

Bei Tchibo genügen inzwischen einige Mausklicks, um jederzeit aktuell über alle juristisch relevanten Informationen im Einkauf, Einkaufsvolumina und weitere Controlling-Daten zu verfügen. Der Einkauf von Tchibo hat nun die Möglichkeit, aussagekräftige Reports zu erstellen und online auf laufende Verträge und Vertragskonditionen zuzugreifen. Die Einkäufer werden über auslaufende Verträge informiert, so dass sie rechtzeitig Ausschreibungen und Verhandlungen vorbereiten können.

Was so einfach klingt, erforderte zuvor jedoch vier Monate intensiver Projektarbeit. Zusammen mit der Einkaufsberatung Inverto erfasste Tchibo in einer Vertragsinventur zunächst die an verschiedenen Stellen im Unternehmen vorhandenen Dokumente und schuf den organisatorischen Rahmen für die Einführung des Vertragsmanagements bis hin zum Reporting. Hier erwies es sich als vorteilhaft, dass Inverto als Einkaufsberatung den gesamten Beschaffungsprozess im Blick hatte.

So ist das Contract Management daher auch bald Teil der Sourcing Suite-Lösung "e-contor" und mit allen Schritten des Einkaufsprozesses von der Erfassung der Einkaufsbedarfe bis zur Ausschreibung verzahnt. "Grundlage für den Erfolg einer solchen Software ist ein klarer Prozess des Vertragsmanagements im Unternehmen", berichtet Ina Fliegner, Manager Software Services bei Inverto. (Inverto: ra)

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