Archivierung und Beweiswerterhaltung
Wichtiges Signal: Bundesversicherungsamt fügt De-Mail in Leitfaden zu elektronischer Kommunikation ein
Wegweisendes Dokument für Institutionen, die dem Sozialgesetzbuch unterstehen
(21.01.15) - Die FP Mentana-Claimsoft, akkreditierter De-Mail-Anbieter und Tochterunternehmen der börsennotierten Francotyp-Postalia Holding AG (FP), begrüßt die Veröffentlichung eines neuen "Leitfadens für elektronische Kommunikation und Langzeitspeicherung elektronischer Daten (Version 4.0)". Das Dokument, dessen jüngste Version kürzlich vom Bundesversicherungsamt herausgegeben wurde, bietet eine wichtige Orientierungshilfe für alle Sozialkassen, Behörden und Unternehmen aus dem Gesundheitsbereich, für die das Sozialgesetzbuch (SGB) weisenden Charakter hat, so zum Beispiel Kranken-, Renten- oder Unfallkassen, aber auch Sozial- oder Jugendämter.
Praxisnah und deutlich
In dem Leitfaden geben die Prüfdienste des Bundes und der Länder an, dass elektronische Dokumente per De-Mail verschickt und empfangen werden dürfen. Dabei muss die De-Mail absenderbestätigt und mit der Anmeldung "hoch" gesendet werden – besteht eine Schriftformerfordernis, müssen die Anhänge mit einer qualifizierten Signatur versehen sein. De-Mails sind darüber hinaus grundsätzlich digital signiert. "Aus unserer Sicht ist der neue Leitfaden ein wichtiges Signal", erklärt Hans Szymanski, Vorstandssprecher von Francotyp-Postalia. "Die Sozialkassen und andere Organisationen finden darin sehr konkrete Vorgaben sowohl zum Einsatz der De-Mail als auch zu deren Archivierung. An solchen praxisnahen und deutlichen Aussagen mangelte es bisher. Aus Gesprächen mit unseren Kunden wissen wir, dass viele von ihnen auf diese entscheidenden Leitlinien gewartet haben."
Wer De-Mail will, sollte an Archivlösung denken
Wer elektronische Dokumente per De-Mail empfangen und versenden will, sollte unbedingt auch über deren fachgerechte Archivierung und Beweiswerterhaltung nachdenken. In diesem Zusammenhang geht der Leitfaden auf die Beweiswerterhaltung kryptografisch signierter Dokumente wie zum Beispiel auch De-Mails ein – also auf die Frage, wie elektronische Daten über lange Zeit hinweg verfügbar und lesbar bleiben, wie sie ihre Integrität und Authentizität behalten und allen Anforderungen in Sachen Datensicherheit und Datenschutz genügen. Auf Basis der Technischen Richtlinie TR-Esor vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) stellt der Leitfaden Anforderungen auf, die die besonderen rechtlichen Vorgaben für Sozialversicherungsträger berücksichtigen.
Zu der Frage, wie Dokumente rechtssicher digitalisiert werden können, verweist das Bundesversicherungsamt neben dem Sozialgesetzbuch unter anderem auf die BSI-Richtlinie TR-Resiscan. Diese soll als Handlungsleitfaden für das Thema "Ersetzendes Scannen" genutzt werden: TR-Resiscan beschreibt, welche technischen und organisatorischen Anforderungen Anwender in Wirtschaft und Verwaltung für Scanprozesse und -produkte erfüllen müssen, damit sie ihre Papierdokumente rechtssicher und vor Gericht verwertbar digitalisieren können – und die Originale vernichten, ohne deren Beweiswert zu verlieren.
FP Mentana-Claimsoft unterstützt und berät
"Die Auseinandersetzung mit dem elektronischen Versand und der korrekten Archivierung digitaler Dokumente scheint im ersten Moment hochkomplex – aber sie lohnt sich. Die Institutionen können auf diese Weise viele ihrer Kommunikationsprozesse enorm verschlanken und beschleunigen, ohne dass sie dabei Einbußen in Sachen Rechtssicherheit hinnehmen müssen", erklärt Szymanski weiter. Die Mentana-Claimsoft unterstützt Kunden aus dem SGB-Umfeld bereits seit 2006 bei der rechtssicheren Digitalisierung und Archivierung ihrer Dokumente. Mit der Lösung "Hash-Safe" setzt FP Mentana-Claimsoft seit Jahren derlei Projekte um – vom Prozessaufbau über die -bescheinigung, -umsetzung und Zertifizierung. Hash-Safe ist eine ArchiSig-konforme und TR-Esor-konforme Komponente, die die gespeicherten Signaturinformationen beweiswerterhaltend, auch über die Gültigkeit von Algorithmen hinaus, verwaltet. Als erstes deutsches Unternehmen erhielt FP Mentana-Claimsoft im Sommer 2014 die "TR-Resiscan"-Zertifizierung vom BSI. Aktuell strebt das Unternehmen die TR-Esor-Zertifizierung ihrer Hash-Safe-Komponente an.
(FP Mentana-Claimsoft: Francotyp-Postalia Holding: ra)
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