Nachweispflicht ein bürokratischen Aufwand
PricewaterhouseCoopers zertifiziert AEB-Software für das Einholen elektronischer Gelangensbestätigungen
PwC prüfte AEBs Softwarelösung "Assist4 Monitoring & Alerting 4.0" - Die Lösung ermöglicht es, Gelangensbestätigungen in elektronischer Form einzufordern und führt Tracking & Tracing-Protokolle als Alternativnachweis
(08.12.14) - Die internationale Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) hat AEBs Visibility-Lösung mit ihren Funktionen "Elektronische Gelangensbestätigung" und "Versendungsprotokolle von Transportdienstleistern" auditiert und zertifiziert. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, bei Kunden innerhalb der EU den Nachweis ihrer Lieferungen elektronisch einzuholen und umsatzsteuerliche Nachweise den gesetzlichen Vorgaben gemäß zu führen.
Seit dem 1. Januar 2014 müssen Unternehmen den Finanzbehörden nachweisen, dass Sendungen an Kunden in der EU Deutschland verlassen und ihr Ziel erreicht haben. Nur dann sind solche Lieferungen von der Umsatzsteuer befreit. Die geplante Einführung der verpflichtenden Gelangensbestätigung stieß auf große Kritik seitens der Wirtschaft. Mit der Neuregelung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung zum 1. Oktober 2013 (§ 17a und § 71 der UStDV) werden nun neben der Gelangensbestätigung auch entsprechende Alternativnachweise anerkannt. So können beispielsweise auch Tracking- und Tracing-Protokolle als Nachweis zur Umsatzsteuerbefreiung verwendet werden.
Diese Nachweispflicht bedeutet für viele Unternehmen zusätzlichen bürokratischen Aufwand – vor allem wenn sie ein hohes Sendungsvolumen haben. Die Lösung der AEB reduziert diesen Aufwand und unterstützt Unternehmen dabei, Gelangensbestätigungen papierlos einzuholen. Das System versendet dazu nach einer vorgegebenen Zeitspanne automatisiert eine E-Mail an den Kunden mit einem Link zu einem Online-Dialog, um die Gelangensbestätigung in elektronischer Form einzuholen. Wird die Sendung durch einen Transportdienstleister im Auftrag des Versenders befördert, kann auch ein Transportprotokoll mit Information über die Zustellung beim Empfänger im EU-Land als Alternativnachweis zur Gelangensbestätigung herangezogen werden. Die Online-Plattform der AEB bündelt alle Daten – die umsatzsteuerlichen Nachweise werden elektronisch geführt und sind so im Falle einer Steuerprüfung jederzeit vorzeigbar.
Die Wirtschaftsprüfer von PwC untersuchten anhand von Testfällen die Wirksamkeit der Funktionen in Assist4 Monitoring & Alerting 4.0 – beispielsweise wurde der Datensynchronisierungsprozess mit den IT-Systemen der Transportdienstleister geprüft und abgenommen. PwC bestätigt mit dem Zertifikat, dass die Abläufe in den Anwendungen rechtskonform sind und die Web-Dialoge zur Einholung der elektronischen Gelangensbestätigung, welche auf Deutsch, Englisch und Französisch zur Verfügung steht, den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Die Prüfungsbescheinigung von PwC kann auf der AEB-Webseite angefordert werden.
Zu den Firmen, die die Softwarelösung der AEB nutzen, zählt die GEA Westfalia Separator Group mit Hauptsitz in Oelde. Der Hersteller von Separatoren und Dekantern hat einen hohen Anteil an Sendungen, die per Kurier verschickt werden – zwischen 40.000 und 50.000 Sendungen pro Jahr. Dieter Lauer, Leiter der Abteilung Außenwirtschaft: "Ohne den Einsatz einer Softwarelösung müssten wir uns auf die Websites der verschiedenen Kurierdienstleister einloggen, für jede Sendung das Track- und Trace-Protokoll ausdrucken und dann archivieren – insgesamt wäre das ein riesiger zusätzlicher Aufwand gewesen." Seit Januar 2014 verläuft die gesamte Abwicklung elektronisch gestützt und automatisiert – ohne Aufwand für die GEA-Mitarbeiter. (AEB: ra)
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