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Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Die GDPdU stellen spezielle Anforderungen an die Art der Archivierung von Rechnungen und andere aufbewahrungspflichtige digitale Unterlagen
Bei der Prüfung von Unterlagen darf der Finanzbeamte übrigens auf das Datenverarbeitungssystem zurückgreifen

(18.08.10) - Die Zeiten, in denen Finanzbeamte bei der Unternehmensprüfung hinter Bergen von Akten verschwanden und sich stundenlang durch riesige Papierstapel wühlten, sind längst passé. Immer mehr steuerrelevante Dokumente werden elektronisch erstellt, archiviert und verarbeitet.

So sind Finanzbeamte bereits seit 2002 ungeachtet der Größe eines Unternehmens gemäß den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) berechtigt, bei Prüfungen auch auf elektronische Unterlagen zuzugreifen. Darauf weist jetzt die Billomat GmbH hin.

Die GDPdU stellen dabei spezielle Anforderungen an die Art der Archivierung von Rechnungen und andere aufbewahrungspflichtige digitale Unterlagen. Allem voran muss jede Rechnung über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen.

Der Rechnungsempfänger ist darüber hinaus verpflichtet, die Signatur hinsichtlich ihrer Berechtigung und Korrektheit zu prüfen und das Ergebnis zu dokumentieren. Außerdem müssen Rechnungseingang, Konvertierung sowie Archivierung protokolliert und die Rechnung so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen nicht mehr möglich sind.

Bei der Prüfung von Unterlagen darf der Finanzbeamte übrigens auf das Datenverarbeitungssystem zurückgreifen. Er kann aber auch eine maschinelle Auswertung der Daten oder eine Bereitstellung der relevanten Unterlagen auf einem geeigneten Datenträger verlangen.

"Auch wenn die Regelung zu Datenspeicherung und -zugriff erst seit 2002 gilt, ist der Finanzbeamte berechtigt, auf Vorgänge früherer Zeiten zuzugreifen", weiß Stücher,Geschäftsführer der Billomat GmbH & Co. KG. Es müssen allerdings keine Daten nachträglich erfasst werden.

Im Einzelnen müssen Jahresabschlüsse, Geschäftsbücher, Bilanzen und Inventarverzeichnisse zehn Jahre, eingegangene Geschäftsbriefe und Kopien des Postausgangs ebenso wie andere steuerlich relevante Dokumente sechs Jahre lang gespeichert werden. "Im Falle, dass ein Unternehmen den in den GDPdU festgeschriebenen Verpflichtungen nicht nachkommt, droht ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro", informiert Simon Stücher. (Billomat: ra)

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