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Compliance und ECM ergänzen sich gegenseitig

E-Mail-Archivierung: Ein ECM-System unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften
Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist als kontinuierlicher Prozess ständig neu zu organisieren und zu überwachen

Von Sven Sauer, CIO von Optimal Systems

(27.08.09) - Die Komplexität der heutigen Compliance-Vorschriften macht es für Mitarbeiter fast unmöglich, selbst den Überblick darüber zu behalten, welche Nachrichten gespeichert werden müssen und welche nicht. Daher können Unternehmen heutzutage nicht mehr darauf verzichten, E-Mails automatisch zu sichern. Eine softwareseitige Unterstützung erleichtert nicht nur den Mitarbeitern die Arbeit, sondern gibt der Geschäftsführung Sicherheit, dass wichtige E-Mails auch wirklich aufbewahrt werden.

Die automatische E-Mail-Archivierung kann zum Beispiel ein Enterprise Content Management (ECM)-System übernehmen. ECM umfasst herkömmliche dokumentenorientierte Informationstechnologien wie Archivieren, Scannen, Workflow-, Dokumenten- und Knowledge Management. Dabei integriert es Host- und Client-Anwendungen sowie Internet- und Portal-Technologien. In Kombination mit definierten Arbeitsprozessen (Workflows) und durch die Einbindung in existierende Applikationen gehören ECM-Systeme auch zu den wichtigsten Bestandteilen einer Compliance-Lösung.

Workflows können Geschäftsrisiken reduzieren, da sie definierte Verfahren und Kenntnisnahme-Prozesse nutzen sowie die Vollständigkeit der Dokumentation kontrollieren. Sie lassen sich dabei flexibel anpassen, damit Unternehmen schnell auf neue Vorgaben oder veränderte Geschäftsabläufe reagieren können. Da die Erfüllung von Compliance-Anforderungen als kontinuierlicher Prozess ständig neu zu organisieren und zu überwachen ist, sollte auf die Anpassungsfähigkeit der Lösung geachtet werden.

Zu den Aufgaben eines ECM-Systems zählen, Daten und Dokumente aus verschiedenen Unternehmensbereichen wie Zulassung, Qualitätsmanagement oder Produktion zu verteilen, mehrstufig zu bearbeiten, revisionssicher zu archivieren und unternehmensweit berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Durch den Transfer von Dokumenten in ein integriertes Workflow-System lassen sich Geschäftsprozesse vollständig abbilden. Im Idealfall enthält das ECM-System auch Funktionen für das Versionsmanagement, die eine umfassende Nachverfolgung von Änderungen ermöglichen.

Transparente Geschäftsprozesse - Prozesse verschlanken
Durch verschärfte Regelungen und höheren Wettbewerbsdruck müssen Unternehmen ihre Prozesse zunehmend verschlanken und gleichzeitig für optimales Qualitätsmanagement sorgen. Auch bei diesem Ziel unterstützen ECM-Lösungen: So können die Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Systeme Unternehmensinformationen intelligent verwalten und entsprechende Prozesse beschleunigen. Klar definierte, regelbasierte Archivierungsprozesse für E-Mails sind daher nicht nur aus Compliance-Gesichtspunkten ratsam, sondern unterstützen auch die Geschäftsprozesse.

Compliance stellt hohe Anforderungen an die Validierung der IT-Systeme und -Prozesse. So existieren bindende Regelungen für handels- und steuerrelevante Dokumente, die alle Unternehmen betreffen, sowie je nach Branche weitere gesetzliche Anforderungen, die nicht weniger streng sind. Um die verschiedenen Compliance-Vorgaben zu erfüllen, muss ein Unternehmen daher relevante Informationen schnell und sicher finden, verwalten und nachhaltig unveränderbar archivieren. Dies ist unabhängig von Zeit, Ort oder verwendetem Format zu gewährleisten. Genau dies ist auch ein Ziel von Enterprise Content Management.

Daher ergänzen sich Compliance und ECM gegenseitig: Ein ECM-System unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften, gleichzeitig führt Compliance zur Optimierung der eingesetzten Prozesse. Dies führt zu größerer Transparenz und Sicherheit der Geschäftsvorgänge. Zusätzlich sind dadurch Informationen schneller verfügbar und werden revisionssicher sowie redundanzfrei archiviert.

Mit Hilfe einer ECM-Lösung können Unternehmen daher auch im Falle eines Falles eindeutig nachweisen, welche Information wann und von wem wie bearbeitet wurde. Denn es strukturiert die Bearbeitungsprozesse gemäß der gesetzlichen Vorgaben. (Optimal Systems: Comidd: ra)

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Meldungen: Hintergrund

Wer ist von der CSRD betroffen?
Für Unternehmen ist der eigene ökologische Fußabdruck mittlerweile eine entscheidende erfolgsrelevante Steuerungsgröße geworden. Welche Investitionen und wirtschaftlichen Tätigkeiten sind ökologisch nachhaltig und ermöglichen es, sich am Markt positiv zu differenzieren? Die Erstellung einer Nachhaltigkeitsberichtserstattung nimmt darüber hinaus auch seitens der Aufsichtsbehörden und Regulatoren einen immer größeren Raum ein. Das Jahr 2023 startete bereits mit einem wichtigen Meilenstein für das ESG-Reporting – der Berichterstattung für die Bereiche Umwelt (Environmental), Soziales (Social) und verantwortungsvolle Unternehmensführung (Governance). Am 5. Januar 2023 ist die EU-Richtlinie über die Nachhaltigkeitsberichterstattung der Corporate-Sustainability-Reporting-Direktive (CSRD) in Kraft getreten. Diese führt zu einer umfangreichen und verbindlichen Nachhaltigkeitsberichterstattung.
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Wir erleben es jeden Tag: Datenmengen steigen ins Unermessliche. Die Prognose der EU-Kommission erwartet allein in der EU zwischen 2020 und 2030 einen Anstieg des Datenflusses in Cloud- und Edge-Rechenzentren um 1500 Prozent - kein Tippfehler. Entsprechend riesig ist das wirtschaftliche Potential, denn Daten sind der zentrale Rohstoff etwa für das Internet of Things. Das wiederum wird von der EU im Jahr 2030 (1) auf eine wirtschaftliche Gesamtleistung auf bis zu elf Billionen Euro geschätzt. Somit ist der EU Data Act, der in einem ersten Entwurf im Frühjahr 2022 von der EU-Kommission vorgestellt wurde, in seiner Bedeutung für die Datenökonomie nicht zu unterschätzen. Es geht nämlich um die Rahmenbedingungen für den Austausch von Daten: Das heißt, alle Geschäftsmodelle, die auf vernetzten Produkten und Dienstleistungen beruhen, sind betroffen. Und die Zeit steht nicht still. Der Data Act könnte schon 2024 in Kraft treten.
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Der Datenschutz wurde durch die im Mai 2018 in Kraft getretene EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) europaweit geschärft und die Rechte der Betroffenen gestärkt. Die Aufsichtsbehörden sind mittlerweile aktiv geworden und verhängen teils empfindliche Strafen, wenn Unternehmen und Konzerne mit dem Schutz der User- und Kundendaten zu lax umgehen. Unternehmen, die online Leads und Kunden generieren, sollten deswegen ein Auge auf die Details haben und nur mit seriösen Partnern zusammenarbeiten, die eine DSGVO-konforme Verarbeitung von Daten nachweisen können. Das Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 rollte wie eine Schockwelle durch die Welt des Online-Business und der Leadgenerierung. Denn die europäische Datenschutzgrundverordnung hat den Schutz personenbezogener Daten ausgeweitet und verschärft. Ziel war es, ein europaweit gleich hohes Schutzniveau zu erreichen, die Verfahren gegen Verstöße zu vereinfachen und den Datenschutz dem technischen Fortschritt der Digitalisierung anzupassen.
Audit-Druck ebnet Weg hin zu Abo-Modellen
Beim Thema Software-Audit kommen zwei historisch signifikante Zustände zusammen: Einerseits hat sich Europa insbesondere von US-Softwareanbietern stark abhängig gemacht und ist andererseits durch den omnipräsenten Digitalisierungsdruck bereit, die Situation trotz gelegentlicher gegenteiliger Verlautbarungen offenbar noch zu verschlimmern. Lesen Sie hier, was die Erfindung des Software-Audits damit zu tun hat.
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Deutsche Behörden tun sich schwer, ihre Angebote für Bürger und Bürgerinnen digital anzubieten. Das aktuelle Onlinezugangsgesetz (OZG) macht aber Bund, Ländern und Kommunen jetzt kräftig Druck. Geht es nach dem Gesetzgeber, sollen bis Jahresende rund 600 Verwaltungsdienstleistungen in digitaler Form bereitstehen - und zwar bundesweit.

Erfassung interner und externer Mails Private Nutzung dienstlicher E-Mail-Systeme