eDiscovery: E-Mail nicht mehr Hauptquelle

Umfrage: Gerichtsrelevante eDiscovery-Anfragen stützen sich zunehmend auf Quellen wie Datenbanken, Social Media oder SMS
Bei der juristische Beweisaufnahme spielt die E-Mail nicht mehr die Hauptrolle

(06.10.11) - Die E-Mail wurde als meistgefragte Dokumentationsart bei eDiscovery abgelöst, stattdessen werden Informationen aus unterschiedlichsten Quellen eingefordert. Das sind die Ergebnisse aus der von Symantec durchgeführten Studie "2011 Information Retention and eDiscovery Survey" mit mehr als 2000 Befragten weltweit. Sie untersuchte, wie Unternehmen sich auf die Offenlegungspflicht elektronisch gespeicherter Informationen vorbereiten. So mussten Unternehmen im Schnitt 63 Mal pro Jahr eine eDiscovery-Anfrage beantworten. Jede Informationsanforderung beanspruchte im Schnitt 66 Arbeitsstunden beim IT-Personal, was bei allen Anfragen pro Jahr 4000 Stunden ergibt.

Die Menge der zu speichernden Daten in Unternehmen wächst stetig. Umso aufwändiger gestaltet sich die Suche nach konkreten Informationen im Falle einer eDiscovery-Anfrage. Hierfür müssen beklagte Firmen vor Gericht der Gegenpartei grundsätzlich alle angeforderten Unterlagen aushändigen. Im Rahmen der Symantec-Studie "2011 Information Retention and eDiscovery Survey" wurde gefragt, welche Dokumentenarten im Zuge von eDiscoveries in erster Linie eingefordert werden: Die Befragten weltweit gaben mit 67 Prozent vorrangig "Akten und Dokumente" an, gefolgt von "Informationen aus Datenbanken oder Applikationen" (61 Prozent). Die bislang dominierenden "E-Mails" landeten mit 58 Prozent nur noch auf Rang drei.

In Deutschland lagen die unstrukturierten Daten aus Akten und Dokumenten auf Platz eins (58 Prozent), gefolgt von E-Mails (53 Prozent) sowie Datenbanken und Anwendungen (51 Prozent). Bezeichnend für die Vielfalt der möglichen eDiscovery-Quellen sind die weiteren Ergebnisse: Es werden ebenfalls Informationen aus SharePoint (43 Prozent), Instant Messages und SMS (42 Prozent) sowie Social Media (38 Prozent) angefragt.

Laut der Studie von Symantec variierte die Art und Weise des Informationsmanagements unter den Teilnehmern stark. Unternehmen, die hier auf Best Practices setzen, sind deutlich besser für eDiscovery-Anfragen gewappnet. Hierzu zählen beispielsweise formelle Datenaufbewahrungspläne, automatisierte Legal Holds, um Daten vor der Löschung zu bewahren sowie eine entsprechende Archivierungs-Lösung. Dank dieser Best Practices können diese Firmen um 64 Prozent schneller auf Anfragen reagieren und profitieren von einer um 2,3-mal höheren Erfolgsrate bei eDiscovery-Anfragen. Folglich müssen sie auffallend seltener negative Konsequenzen in Kauf nehmen als Unternehmen, die noch keine formale Regelung zur Informationsaufbewahrung aufgesetzt haben.

Sie werden laut Studie:>> um 78 Prozent seltener mit gerichtlichen Sanktionen behängt
>> um 47 Prozent seltener in eine kompromittierende rechtliche Lage gebracht
>> mit 20 Prozent geringerer Wahrscheinlichkeit mit Strafgeldern belegt
>> mit 45 Prozent weniger Wahrscheinlichkeit kompromittierende Informationen herausgeben.

Trotz aller Risiken gab fast die Hälfte der Befragten aus Deutschland an, über keinen konkreten Plan zur Informationsaufbewahrung zu verfügen. Immerhin 27 Prozent der Befragten hierzulande setzen sich aktuell mit diesem Thema auseinander, während 17 Prozent überhaupt nicht darüber nachdenken.

Auf die Frage, warum sie noch keine entsprechende Regelung eingeführt haben, gaben 41 Prozent an, sie bräuchten einen solchen Plan nicht. Für 41 Prozent erscheint dies Vorhaben zu kostspielig, 35 Prozent antworteten, dass hierfür niemand mit der Verantwortung betraut wurde, 24 Prozent sagten, sie hätten keine Zeit und 18 Prozent gaben ihren Mangel an Erfahrung als Grund an. Dementsprechend fühlen sich 23 Prozent der Befragten in Deutschland "etwas bis extrem unsicher", was die Beantwortung von eDiscovery-Anfragen betrifft. Dies verdeutlicht die Notwendigkeit der Implementierung von Best Practices verdeutlicht.

Symantecs "2011 Information Retention and eDiscovery Survey"
Insgesamt beteiligten sich 2000 Personen aus 28 Ländern an der von Applied Research im Juni und Juli 2011 durchgeführten Telefonumfrage. Die Befragten stammten aus Unternehmen unterschiedlichster Branchen und einer Größe von mehr als 1000 Mitarbeitern. Im Fokus der Befragung standen Repräsentanten aus dem IT-Management und den Rechtsabteilungen. So konnte ein ganzheitliches Bild zum Thema Informationsspeicherung und eDiscovery geschaffen werden. Die globalen Ergebnisse sind zu 95 Prozent zuverlässig mit einer Fehlerquote von +/- 2,2 Prozent.
(Symantec: ra)

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