Weitergabe von vertraulichen Daten

Unternehmenskäufe: Belastungsprobe für Informationsmanagement
Studie: Bei Akquisitionen stellen Mitarbeiter des Zielunternehmens ein hohes Informationsrisiko dar

(08.05.14) - Eine aktuelle Studie der Archivierungs- und Datenschutzspezialistin Iron Mountain zeigt, dass Mitarbeiter gekaufter Unternehmen verunsichert sind und sich nicht ausreichend durch den Investor unterstützt fühlen, wenn es um die Integration von Informationen geht. Papierdokumente leiden darunter am meisten. 44 Prozent der Befragten beklagen, dass es keinen Arbeitsablauf für das Scannen von Dokumenten gibt; 31 Prozent sagen dasselbe über die Archivierung von Papierdokumenten. Dies erhöht das Informationsrisiko, also die fahrlässige oder gewollte Weitergabe von vertraulichen Daten und Informationen beträchtlich.

Ein Hauptgrund für die Unsicherheit von Mitarbeitern akquirierter Unternehmen ist, dass sie nach einem Unternehmenskauf so sehr mit ihrer eigenen Tätigkeit und die durch den Kauf bedingten Veränderungen beschäftigt sind, dass sie sich nicht mit der Integration von Datensätzen und Dokumenten auseinander setzen können. Weniger als ein Drittel (27 Prozent) der Befragten in Zielunternehmen machen sich Gedanken über die Konsolidierung von verschiedenen Unternehmens- und Kundendaten und nur jeder Sechste (17 Prozent) ist um mögliche Unstimmigkeiten, Doppelungen und Überschneidungen in den Datensätzen besorgt. Im Gegensatz dazu kümmern sich 41 Prozent der Mitarbeiter auf Käuferseite um die Integration von Datensätzen und ein Drittel (34 Prozent) ist wegen der Qualität der Daten beunruhigt.

Fehlende Unterstützung in Zielunternehmen
Mitarbeiter eines gekauften Unternehmens fühlen sich zudem unzureichend unterstützt. Jeder Dritte (33 Prozent) beklagt sich, dass es keine Regelungen für die Integration oder den Schutz von Kundendaten gibt. Bei den Beschäftigten der erwerbenden Unternehmen sind es hingegen nur 19 Prozent. Auch beklagen Mitarbeiter in Zielunternehmen doppelt so oft, dass sie keine Unterstützung beim Informationsmanagement erhalten und die Kommunikation unzureichend ist. Dies hat vor allem erhebliche Konsequenzen für Papierdokumente: 44 Prozent der Befragten in neu erworbenen Firmen geben an, dass kein Arbeitsablauf für Dokumenten-Scanning vorhanden ist, weitere 31 Prozent sagen, dass es keinen Workflow für die Archivierung von Papier gibt.

Probleme bei Fusionen nicht so sichtbar
Bei Fusionen ergibt sich ein komplett anderes Bild: Hier konzertieren sich die Mitarbeiter beider Unternehmen gleichermaßen auf die wichtigsten Aspekte des Informationsmanagements – nur ein Viertel hegt Bedenken über mögliche Veränderungen. Fast drei Viertel (71 Prozent) der Mitarbeiter zweier verschmolzener Unternehmen fühlen sich bei der Integration der Datensätze ausreichend unterstützt; immerhin 38 Prozent stehen dem Schutz von Kundendaten kritisch gegenüber.

Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland, sagte zu den Studienergebnissen: "Wenn neue Unternehmen durch Kauf oder Fusion entstehen, gerät das Informationsmanagement oft ins Hintertreffen. Angesichts des potentiellen Werts, den Informationen besitzen und des Wunsches beider Firmen, ihre Kostenstrukturen zu rationalisieren, sollte die Verwaltung von Informationen höchste Priorität besitzen. Der Zusammenschluss zweier Unternehmen, sei es durch Kauf oder Fusion, stellt für die beteiligten Firmen vielmehr eine Gelegenheit dar, um ihre Informationsmanagement-Programme zu evaluieren und um nötige Änderungen konsequent umzusetzen. Dies verbessert nicht nur die Sicherheit der Informationen, sondern auch deren Zugänglichkeit."

"Unsere Studie zeigt ferner, dass Emotionen bei Unternehmenskäufen eine nicht zu unterschätzende Rolle spielen, was dazu führen kann, dass Mitarbeiter die Verwaltung von Informationen aus den Augen verlieren", so Börgmann weiter. "Informationen auf Papier sind besonders anfällig. Viele Unternehmen besitzen keine ausreichenden Lagerungs- oder Digitalisierungsstrategien, was wertvolle Daten einem erhöhten Risiko für Verlust oder ungewollter Weitergabe aussetzt. Gerade weil Mitarbeiter durch die Veränderungen, die eine Akquise oder Fusion mit sich bringt, verunsichert werden könnten, sollte eine hinreichende Kommunikation im Vordergrund stehen. Klare Anweisungen darüber, wie mit möglichen Herausforderungen rund um Informationen umgegangen werden kann, können Mitarbeitern helfen, wie Informationen verwaltet werden, wo die Hauptaufgaben liegen und welche Vorteile ein neuer Workflow liefern kann."

[1] Opinion Matters für Iron Mountain, Februar 2014. Opinion Matters befragte 1257 Büroangestellte aus Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Spanien und den Niederlanden, die entweder in der Fertigungsindustrie, der Rechtsbranche, dem Finanzsektor, der Pharmaindustrie oder dem Versicherungswesen tätig sind. Die Studie wurde zwischen 10.01.2014 und 22.01.2014 durchgeführt. (Quelle: Opinion Matters für Iron Mountain, 2014)
(Iron Mountain: ra)

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