Mit DMS auch DSGVO im Griff
Bußgelder und Sanktionen: Fehlende Geschäftsunterlagen kommen Unternehmen teuer zu stehen
Auch Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails müssen sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden – und dürfen dabei nicht nachträglich veränderbar sein.
Die Aufbewahrungspflicht von Geschäftspapieren ist gesetzlich verankert. Fehlen Unterlagen, droht Ärger mit Behörden, denn wer seine Einnahmen und Ausgaben nicht mit Belegen plausibel machen kann, dem steht beispielsweise eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage durch das Finanzamt ins Haus. Hinzu kommen Bußgelder oder sogar Strafen wegen Steuerhinterziehung oder Verletzung der Buchführungspflichten.
"Dass Geschäftspapiere aufzubewahren sind, also Angebote, Rechnungen, Briefe und Kündigungen, wissen die meisten. Das gleiche gilt aber auch für steuerlich relevante E-Mails. Wirtschaftsprüfer sind dazu verpflichtet, nicht ordnungsgemäß archivierte digitale Daten zu ahnden. Und die Strafen bei fehlenden Dokumenten in der E-Mail Archivierung können hoch ausfallen", macht Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, aufmerksam.
So müssen auch Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden – und dürfen dabei nicht nachträglich veränderbar sein. Gesetzliche Grundlage dafür ist die seit 2017 geltende GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). "Eine einfache Dateiablage im Verzeichnisbaum reicht aber nicht aus. Mit einer professionellen Archivierungssoftware, wie beispielsweise unserem Office Manager DMS, lassen sich die Unterlagen bequem verwalten und vor Manipulationen schützen. Die Daten werden mit einem nachvollziehbaren Index versehen und sind jederzeit abrufbar", erklärt Krekeler. (Softwarebüro Krekeler: ra)
eingetragen: 31.07.18
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