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Spürbare Kostensenkung beim Rechnungsversand

Kostenvorteile durch das Steuervereinfachungsgesetz: Rechnungen können nun auch per Telefax oder als PDF-Anhang einer E-Mail verschickt werden können
Schnelle und transparente Prozesse im Rechnungseingang - Es bleibt die Pflicht bestehen, elektronisch übermittelte Rechnungen auch elektronisch zu archivieren

(24.04.12) - Seit dem Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetz am 1. Juli 2011 planen viele Unternehmen ihre Fakturierungsprozesse nachhaltig zu verschlanken und gleichzeitig die Prozesskosten signifikant zu senken. Zu verdanken ist dies einem Aspekt des Gesetzes, der in der öffentlichen Diskussion seinerzeit nur wenig Beachtung fand: Rechnungen, die auf elektronischem Wege übermittelt werden, sind denen, die per klassischer Briefpost zugestellt werden, gleichgestellt. darauf weist das Unternehmen retarus hin.

Konkret bedeutet dies, dass Rechnungen nun auch per Telefax oder als PDF-Anhang einer E-Mail verschickt werden können. Eine qualifizierte elektronische Signatur, die die Nachvollziehbarkeit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet, ist nicht mehr erforderlich. Damit können nun auch kleine und mittlere Unternehmen, die sich das bislang geforderte Verfahren nicht leisten konnten oder wollten, ihre Faktura optimieren.

Zugleich bietet der vereinfachte elektronische Rechnungsversand auch Vorteile gegenüber der traditionellen Papier-Rechnung, denn die Zustellung ist nicht nur deutlich schneller, sondern auch transparenter: Das Versandprotokoll einer Fax-Übermittlung verleiht der Sendung den juristischen Status einer per Einschreiben verschickten Rechnung.

Auch beim Rechnungsempfänger können die anfallenden Prozesse deutlich vereinfacht werden. Zwar ist dieser nach wie vor verpflichtet zu überprüfen, ob der Absender bekannt ist, ob die berechneten Waren und Dienstleistungen tatsächlich bestellt und geliefert wurden und ob die Rechnung sachlich, formell und rechnerisch korrekt gestellt wurde. Weiterhin bleibt auch die Pflicht bestehen, elektronisch übermittelte Rechnungen auch elektronisch zu archivieren.

Der Einsatz geeigneter Mail- und Fax-Services bietet aber an anderer Stelle dem Empfänger die Möglichkeit, eine spürbare Prozess- und Kostenoptimierung zu erzielen. So kann zum Beispiel eine dedizierte Mail-Adresse oder Fax-Nummer für den Rechnungsempfang bereitgestellt werden. Eingehende Rechnungen erhalten hierbei automatisch sprechende Dateinamen, werden nach den gesetzlichen Vorgaben archiviert und direkt an eine Applikation zur automatisierten Rechnungsverarbeitung weitergeleitet. So lassen sich viele manuelle Prozessstufen einsparen und Kosten nachhaltig senken. Laut Deutsche Bank Research/Billentis liegt das Einsparpotenzial auf Empfängerseite bei 11,60 EUR pro Rechnung.

Signatur in Europa unerlässlich
Zu beachten gilt, dass der vereinfachte elektronische Rechnungsdatenaustausch nur in Deutschland gilt. Für den Rechnungsversand im europäischen Ausland sind weiterhin die Anforderungen der beim Empfänger geltenden Gesetzgebung zu beachten. Beim Rechnungsversand in fast alle anderen europäischen Länder ist eine qualifizierte digitale Signatur nach wie vor unerlässlich. (retarus: ra)

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Mit der überarbeiteten Richtlinie über die Gesamtenergieeffizienz von Gebäuden (EPBD) wird Europa auf den richtigen Weg gebracht, bis 2050 einen vollständig dekarbonisierten Gebäudebestand zu erreichen, indem Renovierungen in jedem Mitgliedstaat vorangetrieben werden, insbesondere bei Gebäuden mit der schlechtesten Gesamtenergieeffizienz. Der (2018 vereinbarte) bestehende Rechtsrahmen wird aktualisiert, um ehrgeizigeren Klimaschutzzielen in Verbindung mit sozialen Maßnahmen Rechnung zu tragen, und gibt den Mitgliedstaaten die nötige Flexibilität, um den Unterschieden im Gebäudebestand in Europa Rechnung zu tragen.
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Grünen Wandel beschleunigen
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Die Europäische Kommission hat eine mit 350 Mio. EUR ausgestattete deutsche Regelung zur Förderung der Erzeugung von erneuerbarem Wasserstoff über das Instrument "Auctions-as-a-Service" (" Auktionen als Dienstleistung") der Europäischen Wasserstoffbank nach den EU-Beihilfevorschriften genehmigt.
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Um ihrer Verpflichtung nachzukommen, den Verwaltungsaufwand für Landwirtinnen und Landwirte in der EU zu verringern, hat die Europäische Kommission vorgeschlagen, einige Bestimmungen der Gemeinsamen Agrarpolitik (GAP) zu überarbeiten, um Vereinfachungen zu bewirken und gleichzeitig eine starke, nachhaltige und wettbewerbsfähige Politik für Landwirtschaft und Lebensmittel in der EU aufrechtzuerhalten.

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