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Funktionstrennung, Vieraugenprinzip & Transparenz

Prüfungsleitfaden: Lieferantenstammdaten
Risiken bei der Anlage und Änderung von Bankverbindungen

Der Beitrag wurde im DIIR-Arbeitskreis "Revision der Beschaffung" von Dietmar Balzer (DATEV eG), Dr. Jochen Matzenbacher und Nicole Roth (ZF Friedrichshafen AG) erarbeitet

Aufgrund möglicher krimineller Energie von eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und/oder Externen oder fehlender Kontrollen besteht ein hohes Risiko, dass bei der Anlage und Änderung von Bankverbindungen der Lieferanten manipuliert wird und Überweisungen auf Bankkonten nicht berechtigter Empfänger getätigt werden. Hierfür gibt es zahlreiche Beispiele aus der Praxis als Beleg für erfolgreiche Betrügereien. Der zu diesem Thema erarbeitete Prüfungsleitfaden enthält für die einzelnen Prüfungsfelder konkrete Prüfungsansätze und -fragen und zusätzlich die Anforderungen an das Prüfungsfeld, die Risiken, falls die Anforderungen nicht erfüllt werden, und Best-Practice-Hinweise zur Reduzierung beziehungsweise Vermeidung von Risiken bei der Prozessgestaltung.

In diesem Beitrag erfolgt für den Teilprozess "Rechnungsprüfung/-bezahlung" eine Vertiefung hinsichtlich der Auszahlung der geprüften und freigegebenen Rechnungsbeträge. Es geht hierbei um die Anlage und Änderung der Bankverbindungen der Lieferanten als Bestandteil der Lieferantenstammdaten.

Der DIIR-Arbeitskreis "Revision der Beschaffung" hat mit Band 11 der DIIR-Schriftenreihe einen Leitfaden mit Prüfungsfragen für die Revision im Beschaffungsbereich erarbeitet. In dem Leitfaden werden unter anderem strategische Themen (zum Beispiel Beschaffungsstrategien), dolose Handlungen sowie der operative Beschaffungsprozess behandelt. Nach der Definition des Arbeitskreises beinhaltet der operative Beschaffungsprozess nicht nur die Einkaufsfunktion (im Wesentlichen Angebotseinholung bis Auftragsvergabe), die durch einen Einkaufsbereich oder durch Fachbereiche wahrgenommen werden kann, sondern – losgelöst von organisatorischen Zuständigkeiten – die gesamte Prozesskette. Diese beginnt mit der Planung und Meldung eines Bedarfs (Bestellanforderung, BANF) durch den Fachbereich, gefolgt von Einkaufsaktivitäten bis zur Wareneingangsprüfung beziehungsweise Leistungsanerkennung und endet mit der Prüfung der Rechnung und deren Bezahlung.

Dieser Beitrag aus der Zeitschrift für Interne Revision (ZIR) (Ausgabe 1, 2024, Seite 28 bis 37) wurde von der Redaktion von Compliance-Magazin.de gekürzt.
In voller Länge können Sie ihn und weitere hier nicht veröffentliche Artikel im ZIR lesen.

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Im Überblick

Zeitschrift Interne Revision (ZIR)

Inhalt der weiteren DORA-Checklisten
In den ersten zwei Teilen des Beitrags (ZIR 6/24 und ZIR 1/25) haben wir einen generellen Überblick über die DORA-Basisverordnung und die speziellen technischen Standards gegeben sowie nähere Inhalte des Kapitels II (IKT-Risikomanagement) und die Inhalte von Artikel 6 bis 12 erläutert. Diese Prüfungscheckliste befindet sich auf dem Stand der DORA-Basisverordnung. Daneben müssen auch die mittlerweile veröffentlichten technischen Standards (RTS) ergänzend berücksichtigt werden.
Risikobewertung & Rolle der Revision bei KI
In der Unternehmenswelt gewinnt künstliche Intelligenz (KI) zunehmend an Bedeutung. Sie stellt Organisationen vor neue Chancen und Herausforderungen. Der Einsatz von KI bietet vielfältige Möglichkeiten, von der Automatisierung über prädiktive Analysen bis hin zur Optimierung interner Prozesse. Doch gleichzeitig sind klare Governance-Strukturen und ein durchdachtes Risikomanagement unerlässlich, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen und ethische Fragestellungen zu adressieren.
ESG-Leitbild der Internen Revision
Mit der fortschreitenden Entwicklung im Bereich ESG (Environmental, Social, Governance), einschließlich der Verabschiedung nationaler Gesetze und Vorschriften sowie internationaler Richtlinien und Standards, kann sich heute kein Unternehmen mehr den ESG-Themen entziehen. Auch die Interne Revision muss ihre Beratungs- und Prüfungsleistungen auf die mit den Unternehmensoperationen verbundenen ESG-Themen erweitern, um die Erreichung der Unternehmensziele zu fördern und einen Beitrag im öffentlichen Interesse zu leisten.
Nachhaltigkeitsexpertise als Kernkompetenz
Durch die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) und die Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) verbreitert sich das Tätigkeitsprofi l der Internen Revision, des Aufsichtsrats und des Abschlussprüfers. Dies zieht unweigerlich kontroverse Diskussionen zum Besetzungsprofi l und zur künftigen Kooperation zwischen den drei Instanzen nach sich. Der vorliegende Beitrag zielt auf eine normative Analyse und Darstellung empirischer Befunde zum Einfluss von CSRD und CSDDD auf das Tätigkeits- und Besetzungsprofi l von Aufsichtsrat, Interner Revision und Abschlussprüfer ab.
DORA-Basispapier
Im ersten Teil des Beitrags (ZIR 6/2024) haben wir einen generellen Überblick über die DORA-Basisverordnung und die speziellen technischen Standards gegeben und die Vorgehensweise der risikoorientierten Prüfungsplanung, die DORA erstmals ab 2025 bei den in Art. 2 der DORA-Basisverordnung aufgeführten Unternehmen anwendet, dargestellt. Es soll sich nach Angaben der BaFin um schätzungsweise 3.600 Unternehmen handeln, die im Anwendungsbereich liegen, und damit von der DORA-Umsetzung in Deutschland betroffen sind.

Erkenntnisse für die Cyberresilienz Aufdeckung von Fraud im Vertrieb