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Compliance und Dokumentenlenkung


Erstellen, Ändern, Genehmigen, Freigeben und Archivieren von allen Compliance- und Qualitätsdokumenten
Standardisierte Genehmigungsprozesse auf mehreren Ebenen und in unterschiedlichen Segmenten (parallel/seriell) definierbar


(22.01.08) - Effektive Dokumentenlenkung ist das Herzstück von jedem Compliance-Programm. "CompliantPro Dokumentenlenkung" von IBS erstellt ein flexibles Rahmenwerk für das Erstellen, Ändern, Genehmigen, Freigeben und Archivieren von allen Compliance- und Qualitätsdokumenten, das mit Regularien und Normen übereinstimmt.

Vorteile auf einen Blick

  • Webbasiertes System ermöglicht Zugriff auf alle relevanten Dokumente jederzeit und von überall
  • Lückenlose Dokumentation Ihrer Prozesse mit Änderungshistorie und Audit Trail
  • Erfüllt die Anforderungen nach FDA 21 CFR Part 11, insb. elektronische Aufzeichnungen und zweites Passwort
  • Gezielte Aufgabenlenkung durch automatisierte Workflows
  • Verlinkung und Einbindung von ebenfalls geltenden Dokumenten
  • Einbindung von Grafiken, Bildern, Flussdiagrammen, etc. (Rich-Text Formate)
  • Erweiterte Suchfunktionen
  • Effizientes und prozesssicheres Änderungsmanagement
  • Integrierte Workflows unterstützen die Bearbeitung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Änderung und Außer-Kraft-Setzung Ihrer Dokumente. Damit erreichen Sie einen voll automatisierten und kontrollierten Ablauf.
  • Standardisierte Genehmigungsprozesse sind auf mehreren Ebenen und in unterschiedlichen Segmenten (Parallel/Seriell) definierbar
  • Benachrichtigungs- und Erinnerungsmeldungen per Email können für unterschiedliche Aktivitäten eingestellt werden
  • Alte Versionen werden automatisch archiviert. Benutzer sehen immer nur die aktuellsten Versionen der Dokumente
  • Hohe Sicherheit/Skalierbarkeit durch Rollenkonzept
  • Dokumentenlenkung ist mit anderen Komponenten in "CompliantPro" integriert, wie z.B. CAPA, Change Management, Audits, Risikomanagement, etc.

Weitere Features:

  • Definierte Dokumenttypen und Vorlagemasken
  • Klassifizierung/Strukturierung der Dokumente
  • Flexible Nummerierung (automatisch, manuell)
  • Statusverwaltung, Versionskontrolle
  • Revisionskontrolle
  • Änderungsmanagement / integrierte Change Requests
  • Historienverwaltung
  • Eskalationsmechanismen, Stellvertreter Regelungen
  • Export der Suchergebnisse / Listen in MS-Excel

(IBS: ra)

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Meldungen: DMS und ECM

  • iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store

    Brainloop stellt die neue iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store zur Verfügung. Die Anwendung erlaubt Mitarbeitern, vertrauliche Dokumente aus den Brainloop-Datenräumen mit dem iPad zu sichten und mit einem erweiterten Set von Funktionen sicher zu bearbeiten. Voraussetzung ist, dass der Tablet-PC von der Unternehmens-IT für den mobilen Zugriff auf geschäftskritische Unterlagen freigeschaltet wurde. Die iPad App Brainloop Mobile 2.2 bietet Anwendern eine Vielzahl neuer Funktionen zum Bearbeiten von Dokumenten: Beispielsweise können Unterlagen für einen gemeinsamen Dokumenten-Review direkt aus der App verschickt werden.

  • Auffinden entscheidender Unternehmensinformationen

    Mit der webbasierten Software "Intrexx Gesellschafterversammlung" von United Planet können Vorstände, Aufsichtsräte und Investoren jetzt komfortabel in ihre Meetings gehen. Die App-Sammlung unterstützt alle gängigen Rechtsformen und ermöglicht sogar den mobilen Zugriff per Smartphone auf alle wichtigen Daten wie Termine, Kontakte und Dokumente.

  • Compliance bei Sicherheit vertraulicher Dokumente

    Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.

  • Bearbeitung von Dokumenten-Workflows

    Zur CeBIT 2012 präsentiert die DMS-Spezialistin DocuWare AG neue Apps. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Die Nutzungsszenarien von DocuWare Mobile reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.

  • Auch die eingesetzte IT muss FDA-konform sein

    Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.

  • Revisionssicheres Archiv für den Mittelstand

    Gräbert schnürt mit ihrer Archivierungslösung "ArchivPlus" und dem "IBM Power7 Express Server" gemeinsam mit der Intercom Consulting GmbH eine maßgeschneiderte Mittelstandslösung als Dokumenten-Management-System (DMS). Das Paket aus Hardware und Software speichert nach Angaben von Gräbert plattformunabhängig E-Mails und digitale Dateiformate in einer einheitlichen Struktur und revisionssicher entsprechend gesetzlichen Compliance-Vorgaben.

  • Compliance beim Dokumentenabgleich

    IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.

  • "Regisafe" für Landesportalschnittstelle

    Die DMS-Software "Regisafe" von Held erhält die offizielle Zertifizierung für die Schnittstelle Infodienste "PublicWebservices" der Landesportale von Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und Rheinland-Pfalz. Damit ist sicher gestellt, dass der Informationsaustausch zwischen beiden Systemen sachlich und fachlich korrekt erfolgt.

  • Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben

    Die neue Version 7 von Hewlett-Packards (HPs) Unterlagen-Management-Software "Trim" bietet neue Funktionen für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten. Die beiden Module "HP Trim for SharePoint Records Management" und "HP Trim for SharePoint Archiving" unterstützen Kunden, in Microsoft SharePoint generierte Inhalte schnell und nahtlos zu verwalten und dabei globale gesetzliche Richtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten. HP Trim erleichtert die Erfassung, Suche und Verwaltung aller Arten von physischen oder elektronischen Geschäftsinformationen.

  • ECM-Compliance, Collaboration und Cloud-Einsatz

    Alfresco Software hat die Verfügbarkeit der "Enterprise Edition 3.2" bekannt gegeben, der neuesten Version ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Software. Mit dieser Release bietet Alfresco neue Möglichkeiten für eine komfortable Anwendung auf Cloud Computing-Basis sowie für ein optimiertes Management und eine verbesserte Archivierung von E-Mail-Nachrichten.