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Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien


Speziell für den Mittelstand konzipierte ECM-Lösung sorgt für Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien
Aufbewahrungs- und Vernichtungsregeln für Inhalte definieren, die nichts mit gesetzlichen Richtlinien zu tun haben


(03.01.07) - Ab sofort ist die neue Version der Enterprise Content Management- (ECM-)Lösung "EMC ApplicationXtender" erhältlich. Die für Windows/.NET-Umgebungen optimierte Lösung erfasst, verarbeitet und verwaltet so genannten Fixed Content wie Bilder, Berichte und Dokumente in einem "elektronischen Aktenschrank". Die Lösung soll speziell für die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen ausgelegt sein. Der europaweite Vertrieb erfolgt über die Channel-Partner von EMC im Rahmen des "EMC Velocity"-Partnerprogramms.

Die Out-of-the-Box-Software ist nach Herstellerüberzeugung ohne Programmierung und Konfigurationsaufwand schnell einsatzbereit. Basierend auf einer zentralen Plattform mit einem einzelnen Repository bietet ApplicationXtender 5.3 umfassende Funktionen für die schnelle Erfassung und Speicherung von Informationen sowie zur Zusammenarbeit mit anderen Nutzern. Dabei lässt sich die Software in die vorhandenen Business-Applikationen wie SAP, Oracle oder Microsoft Office integrieren. Per Web-Browser oder direkt aus der jeweiligen Anwendung heraus können Anwender so im Repository gespeicherte Informationen abrufen. Dabei reagiert die neue Software sogar auf Sprachbefehle der Anwender. Mitarbeiter können so für einen bestimmten Geschäftsvorgang relevante Dokumente und Transaktionen schnell und einfach aus der primären Anwendungsoberfläche abfragen. Mit dem Web-basierten XSAdmin-Tool lassen sich zudem Applikationsressourcen wie Applikationsvorlagen und Repository-Parameter, Speichersysteme und Geschäftsrichtlinien zentral konfigurieren und verwalten.

Mit der neuen Lösung können Dokumente und Dateien schnell gespeichert, durchsucht und ausgetauscht werden. Unternehmen automatisieren und beschleunigen somit bisher papierbasierte Abläufe und steigern ihre Produktivität und ihren Kundenservice. Die Integration mit der Dokumentenerfassungs- und Imaging-Software "EMC Captiva InputAccel Express" sowie "EMC Captiva QuickScan" ermöglicht es Anwendern, mittels einer einheitlichen grafischen Benutzeroberfläche einen Prozess aufzusetzen und zu automatisieren, mit dem Dokumente erfasst, indiziert und im ApplicationXtender abgelegt werden. Anwendern mit verteilten Standorten ermöglicht ApplicationXtender zudem Web-gestütztes Remote-Scannen und die verteilte Erfassung der Informationen. Zu den erweiterten Services der neuen Lösung zählen "COLD" (Computer Output to Laser Disk)-Verarbeitung, Indexierung und Archivierung für die Computer-generierte Ausgabe in textbasierende Druckdateien und erweiterte Druck-Stream-Formate.

Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien

Mit dem Zusatzmodul EMC Documentum RecordsManager für ApplicationXtender können Unternehmen aufbewahrungspflichtige Informationen, so genannte Records, sammeln, schützen und darauf bei Bedarf zugreifen. Die Software automatisiert die Archivierung und Löschung dieser Records gemäß interner oder gesetzlicher Vorschriften. Der RecordsManager schafft die Voraussetzung für die Anwendung formeller Richtlinien und Kontrollen für Geschäftsdokumente, die im ApplicationXtender Repository gespeichert sind. Gleichzeitig lassen sich auch einfache Aufbewahrungs- und Vernichtungsregeln für Inhalte definieren, die nichts mit den gesetzlichen Richtlinien zu tun haben. (EMC: ra)

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Meldungen: DMS und ECM

  • iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store

    Brainloop stellt die neue iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store zur Verfügung. Die Anwendung erlaubt Mitarbeitern, vertrauliche Dokumente aus den Brainloop-Datenräumen mit dem iPad zu sichten und mit einem erweiterten Set von Funktionen sicher zu bearbeiten. Voraussetzung ist, dass der Tablet-PC von der Unternehmens-IT für den mobilen Zugriff auf geschäftskritische Unterlagen freigeschaltet wurde. Die iPad App Brainloop Mobile 2.2 bietet Anwendern eine Vielzahl neuer Funktionen zum Bearbeiten von Dokumenten: Beispielsweise können Unterlagen für einen gemeinsamen Dokumenten-Review direkt aus der App verschickt werden.

  • Auffinden entscheidender Unternehmensinformationen

    Mit der webbasierten Software "Intrexx Gesellschafterversammlung" von United Planet können Vorstände, Aufsichtsräte und Investoren jetzt komfortabel in ihre Meetings gehen. Die App-Sammlung unterstützt alle gängigen Rechtsformen und ermöglicht sogar den mobilen Zugriff per Smartphone auf alle wichtigen Daten wie Termine, Kontakte und Dokumente.

  • Compliance bei Sicherheit vertraulicher Dokumente

    Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.

  • Bearbeitung von Dokumenten-Workflows

    Zur CeBIT 2012 präsentiert die DMS-Spezialistin DocuWare AG neue Apps. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Die Nutzungsszenarien von DocuWare Mobile reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.

  • Auch die eingesetzte IT muss FDA-konform sein

    Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.

  • Revisionssicheres Archiv für den Mittelstand

    Gräbert schnürt mit ihrer Archivierungslösung "ArchivPlus" und dem "IBM Power7 Express Server" gemeinsam mit der Intercom Consulting GmbH eine maßgeschneiderte Mittelstandslösung als Dokumenten-Management-System (DMS). Das Paket aus Hardware und Software speichert nach Angaben von Gräbert plattformunabhängig E-Mails und digitale Dateiformate in einer einheitlichen Struktur und revisionssicher entsprechend gesetzlichen Compliance-Vorgaben.

  • Compliance beim Dokumentenabgleich

    IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.

  • "Regisafe" für Landesportalschnittstelle

    Die DMS-Software "Regisafe" von Held erhält die offizielle Zertifizierung für die Schnittstelle Infodienste "PublicWebservices" der Landesportale von Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und Rheinland-Pfalz. Damit ist sicher gestellt, dass der Informationsaustausch zwischen beiden Systemen sachlich und fachlich korrekt erfolgt.

  • Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben

    Die neue Version 7 von Hewlett-Packards (HPs) Unterlagen-Management-Software "Trim" bietet neue Funktionen für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten. Die beiden Module "HP Trim for SharePoint Records Management" und "HP Trim for SharePoint Archiving" unterstützen Kunden, in Microsoft SharePoint generierte Inhalte schnell und nahtlos zu verwalten und dabei globale gesetzliche Richtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten. HP Trim erleichtert die Erfassung, Suche und Verwaltung aller Arten von physischen oder elektronischen Geschäftsinformationen.

  • ECM-Compliance, Collaboration und Cloud-Einsatz

    Alfresco Software hat die Verfügbarkeit der "Enterprise Edition 3.2" bekannt gegeben, der neuesten Version ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Software. Mit dieser Release bietet Alfresco neue Möglichkeiten für eine komfortable Anwendung auf Cloud Computing-Basis sowie für ein optimiertes Management und eine verbesserte Archivierung von E-Mail-Nachrichten.