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Chat ist das neue E-Mail

Arbeitnehmer-Umfrage: Geheime Mitarbeiter-Absprachen im Chat – Wie können Unternehmen Compliance sicherstellen?
27 Prozent stimmen sich in Chats über Vertraulichkeiten und Inoffizielles ab, da Inhalte nicht in beruflichen E-Mails dokumentiert werden sollen

(23.10.15) - Um sich im Berufsalltag über vertrauliche Dinge mit Kollegen und Geschäftspartnern abzustimmen, nutzt mehr als jeder vierte deutsche Arbeitnehmer Chats. Grund hierfür: Derartige Vertraulichkeiten sollen laut der Befragten nicht unbedingt in ihren beruflichen E-Mails auffindbar sein. Dies sind Ergebnisse einer aktuellen Studie unter 1.000 deutschen Arbeitnehmern zum Thema Wirtschaftskriminalität von Recommind.

Laut Umfrage findet die Kommunikation im Job vor allem noch über persönliche Gespräche (72 Prozent), Telefon (45 Prozent) und E-Mails (38 Prozent) statt. Im Vergleich dazu ist der Mitarbeiter-Chat ein neuer Kanal, der jedoch zunehmend Akzeptanz erfährt. So nutzt jeder zehnte deutsche Arbeitnehmer laut eigenen Angaben bereits öfter Chat als E-Mail für den Austausch mit Kollegen und Geschäftspartnern – vor allem für brisante Themen (27 Prozent) oder zur Abstimmung für Verabredungen (15 Prozent).

Die Umfrage-Ergebnisse geben einen Hinweis darauf, dass der Mitarbeiter-Chat als vergleichsweise neuer Kanal die Gefahr birgt, dass sich Beschäftigte hier unrechtmäßig mit Geschäftspartnern auch über betriebliche Interna austauschen könnten. Mit Hinblick auf die Einhaltung von Compliance-Richtlinien stellt diese Entwicklung Unternehmen vor Herausforderungen.

"Viele Arbeitnehmer sind der Meinung, dass sich Inhalte in Chats gar nicht oder nur schwer nachvollziehen lassen. Dies verleitet dazu, vertrauliche Dinge, von denen der Arbeitgeber nicht unbedingt erfahren soll, mit Kollegen und Geschäftspartnern eher per Chat auszutauschen", so Hartwig Laute, Geschäftsführer der Recommind GmbH. "Dies wird besonders brisant, wenn sich Angestellte unwissentlich oder wissentlich unerlaubt über Preise und Marktverhältnisse absprechen und so gegen Compliance-Richtlinien oder Kartellrecht verstoßen."

E-Discovery minimiert Risiken bei Compliance-Verstößen – auch im Chat
Wollen Unternehmen mögliche Verstöße vorzeitig erkennen, müssen Chats ebenso wie E-Mails mittels E-Discovery-Lösungen durchsuchbar gemacht werden. Diese erlauben die IT-gestützte Durchsuchung großer Datenmengen und stellen in Kartellrechtsverfahren ein wichtiges Instrument dar, wenn es um die Schadensminimierung geht. So ist für die Verteidigung im Ernstfall eine schnelle Beweisaufnahme und -sicherung durch die hauseigene Rechtsabteilung – in den meisten Fällen jedoch durch eine externe Kanzlei – notwendig. Um die Informationen beschaffen zu können, die zur schnellen Aufklärung der Lage beitragen und die maximale Kooperation mit der Kartellbehörde ermöglichen, brauchen Unternehmen und Juristen Lösungen, die ihnen dabei helfen, kritische Inhalte zu erfassen.
(Recommind: ra)

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