Akzeptanz der elektronischen Rechnung

Unsicherheit über Auswirkungen der Umsetzung der neuen EU-Mehrwertsteuerrichtlinie
Stellungnahme zu möglichen praktischen Auswirkungen der geänderten Richtlinie

Von Stefan Türke, Director Product Management bei Crossgate

(17.12.10) - Unternehmen spekulieren derzeit über die konkreten Auswirkungen der anstehenden Umsetzung der Vorgaben des EU-Ministerrates (vom Juli 2010) zur Änderung der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EC. Die Firmen werden europaweit spätestens ab dem 01.01.2013 die Möglichkeit haben, zu den bereits bekannten und bestehenden noch weitere Verfahren zur Sicherstellung des Vorsteuerabzugs bei elektronischen Rechnungen zu nutzen.

Neben der qualifizierten Signatur und der Übermittlung via EDI-Verfahren wird es also auch noch andere zulässige Wege geben, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts zu gewährleisten.

Der EU geht es bei der neuen Mehrwertsteuerrichtlinie um die weitere Verbreitung und Akzeptanz der elektronischen Rechnung. Daher stellt sie diese nun der Papierrechnung gleich. Künftig werden nicht mehr ausschließlich konkrete Verfahren zur Erlangung des Vorsteuerabzuges vorgeschrieben. Neben den bewährten Methoden der qualifizierten Signatur und dem EDI-Verfahren (in Deutschland seit 2009 auch ohne die zusammenfassende Sammelrechnung) wird es den Unternehmen in Zukunft freigestellt sein, "andere Verfahren" zur Sicherstellung der "Echtheit" der Rechnungen über den vollen Aufbewahrungszeitraum von (in Deutschland) zehn Jahren zu verwenden. Eine Umsetzung in deutsches Recht wird deutlich vor der durch die EU gesetzte Frist zum 01.01.2013 erwartet.

Da diese "anderen Verfahren" in der EU-Richtlinie nicht weiter konkretisiert wurden, steht zu befürchten, dass die Unsicherheit hinsichtlich der Akzeptanz der dann unternehmensspezifisch umgesetzten Verfahren eher zu- als abnimmt. Vor allem Firmen, die internationale Anforderungen bzw. Strategien bezüglich des elektronischen Rechnungsaustauschs haben, werden mit unterschiedlichen nationalen Umsetzungen konfrontiert sein. Das wiederum wird zu einer steigenden Komplexität, auch bei der eigentlichen Betriebsprüfung, führen. Wenn dann Zweifel an der Unversehrtheit der Rechnungen aufkommen, gefährden Unternehmen den Vorsteuerabzug.

EDI und sauber aufgesetzte Signaturverfahren sind nun seit Jahren praxisetablierte Methoden, um die auch weiterhin geforderte Integrität und Authentizität der elektronischen Rechnungen sicherzustellen. Es herrscht mittlerweile ein hohes Maß an Klarheit darüber, was bei Betriebsprüfungen seitens der Prüfer erwartet wird. Wie auch immer die neu zugelassenen Methoden konkret aussehen werden, ist zu erwarten, dass deren Umsetzung komplex und teuer wird: Schließlich müssen beide Seiten - der Rechnungssender sowie der Empfänger - einig darüber sein, mittels welcher Verfahren die Integrität und Authentizität der Rechnungen über den geforderten Aufbewahrungszeitraum sicher gestellt ist. Aus unserer Sicht werden die EDI- und Signaturverfahren insbesondere aus Kostengründen weiterhin die präferierte Methode bleiben, zumal bei anderen Verfahren die Archivierung eine noch zentralere Rolle spielen wird.

Weiterhin sind die Kosten für die eigentliche elektronische Signatur in einem gesamtheitlichen Ansatz mehr oder weniger vernachlässigbar. Aufwändig sind insbesondere die Elektronifizierung und die Konsolidierung der unterschiedlichen Prozessvarianten beim Versand oder Empfang elektronischer Rechnungen. Die Signatur spielt hier nur eine kleine Rolle, erzeugt dafür jedoch ein hohes Maß an Auditierungssicherheit. Andere Methoden werden sich an diesem Kosten / Leistungsverhältnis messen lassen müssen.

Unternehmen sind insbesondere hinsichtlich der Reduzierung von Komplexität und der Investitionssicherheit gut beraten, die mit dem e-Invoicing zusammenhängenden Prozesse in die Hände eines erfahrenen Dienstleisters zu legen. Der sollte die unterschiedlichen gesetzlichen und sonstigen Compliance-Anforderungen (beispielsweise SAS 70) in den Ländern kennen und über ein Lösungsportfolio verfügen, das flexible und skalierbare Technologien enthält.

Wichtig sind daneben auch praxistaugliche Einführungskonzepte zur Umstellung auf elektronische Rechnungen und die Anbindung der Geschäftspartner. Schließlich sollte ein solcher Dienstleister auch ein Netzwerk zur Bündelung der Rechnungsströme vorweisen können, so dass die Rechnungen nicht zwischen allen Geschäftspartnern bilateral ausgetauscht werden müssen.
(Crossgate: ra)

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