Gewährleistung des Datenschutzes
Eine Überwachung durch ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten kann dabei helfen, Datenschutzrisiken zu identifizieren und zu minimieren
Erfassung von Verarbeitungstätigkeiten ist essenziell für den Datenschutz
Was viele Unternehmen nicht wissen: Die Führung eines "Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten" (VTT) im Sinne des Datenschutzes ist keine Kür, sondern Pflicht. Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich Drittanbieter wie Cloud-Service-Provider, Marketingagenturen und Datenanalytik-Unternehmen, müssen Verarbeitungstätigkeiten festhalten und dokumentieren. Doch es gibt Ausnahmen von der Regel. Die Verarbeitungstätigkeiten an sich sind als wesentliche Vorgabe der DSGVO fest definiert, aber das Verzeichnis muss beständig angepasst und überwacht werden. Carmao gibt einen Überblick, wer Auskunft geben muss und worüber.
"Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist Artikel 30 der DSGVO und verpflichtend. Das ist vielen nicht bekannt. Das VVT ist eine wichtige Maßnahme zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Wahrung der Rechte der betroffenen Personen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten, die sie sammeln, verwenden und speichern, geschützt und sicher sind. Doch es gibt auch Ausnahmefälle", erklärt Ulrich Heun, Geschäftsführer der Carmao GmbH.
Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden, die keine komplexen Datenverarbeitungstätigkeiten ausführen, müssen im Prinzip kein VVT führen. Hierbei gibt es jedoch auch Abweichungen. Denn grundsätzlich sind auch kleinere Unternehmen verpflichtet, den geltenden Datenschutzgesetzen zu entsprechen und personenbezogene Daten angemessen zu schützen. In bestimmten Fällen, wie z. B. bei der Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten, kann es also trotzdem erforderlich sein, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Denn in fast jedem Unternehmen werden Personalakten geführt, Kundendatenbanken verwaltet oder Newsletter versandt. Somit werden personenbezogene Daten verarbeitet, für die eine Verpflichtung zur Erfassung im Sinne des VVT besteht.
Mehr Sicherheit, weniger Risiko – durch besseren Einblick in die Prozesse
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist das Kernstück einer jeden Datenschutzdokumentation und gibt Auskunft darüber, welche Verarbeitungsvorgänge im Unternehmen stattfinden. Zudem ergibt sich ein Überblick über die Prozesse und ob diese noch zeitgemäß sind oder angepasst werden müssen. Durch die Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten kann das Unternehmen sicherstellen, dass es den geltenden Datenschutzgesetzen entspricht und dass personenbezogene Daten angemessen geschützt werden. Außerdem kann die Überwachung dabei helfen, Datenschutzrisiken zu identifizieren und zu minimieren.
"Erst durch ein akkurates Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist es möglich, die in einem Unternehmen stattfindenden Verarbeitungsvorgänge zu überschauen, zu kontrollieren, auf ihre Zulässigkeit hin zu überprüfen und damit alle verbundenen Risiken zu bewerten. So lässt sich Handlungsbedarf erkennen und in angemessener Art umsetzen", sagt Ulrich Heun. (Carmao: ra)
eingetragen: 03.03.23
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