Sie sind hier: Home » Markt » Hinweise & Tipps

So schützen Personaler sensible Daten

Datenschutz-Tipps für HR-Verantwortliche
Bitkom Akademie: Kostenlose Online-Seminare für Personaler zum Thema Datenschutz

(02.06.15) - Daten sind zu einem wichtigen Rohstoff für Unternehmen geworden. Laut einer Bitkom-Studie nutzen mittlerweile neun von zehn Unternehmen in Deutschland IT-gestützte Datenanalysen für ihre Entscheidungsprozesse. Diese Entwicklung stellt neue Herausforderungen an den Datenschutz in Unternehmen – etwa im Personalbereich. "Selbst bei sensiblen Mitarbeiterdaten missachten noch zu viele Unternehmen grundlegende gesetzliche Auflagen", sagt Andreas Schulz, Datenschutzbeauftragter des Bitkom e.V. und Berater bei Bitkom Consult. "Schon mit wenigen Maßnahmen lassen sich rechtliche Grauzonen beim Datenschutz vermeiden."

Zu den häufigsten datenschutzrechtlichen Fragen im Unternehmensalltag gibt Bitkom Tipps für Mitarbeiter in Personalabteilungen.

Prozesse dokumentieren
Grundsätzlich gilt, dass sich jeder Mitarbeiter an die verantwortliche Stelle im Unternehmen wenden kann, um Auskunft zu seinen gespeicherten Daten zu erhalten. Dazu zählen die Herkunft der Daten, Zugriffsrechte und Zweck der Speicherung. Da in Personalabteilungen immer besonders viele persönliche Daten gespeichert werden, müssen Informationen zu den Mitarbeitern stets gepflegt und vor allem Prozesse dokumentiert werden.

Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos
Um das Zusammengehörigkeitsgefühl innerhalb des Unternehmens zu stärken und Auftraggebern ein Bild des Teams zu vermitteln, veröffentlichen viele Unternehmen Fotos ihrer Mitarbeiter im Netz.
Dabei gilt: Vor der Veröffentlichung benötigt der Arbeitgeber die freiwillige und schriftliche Zustimmung des Mitarbeiters.

Aufgeräumter Arbeitsplatz
Wer mit personenbezogenen Daten arbeitet, sollte nach Dienstschluss keine sensiblen Unterlagen auf dem Schreibtisch liegen lassen. Schon die Einsicht in eine Krankschreibung könnte unbefugten Dritten ermöglichen, sich ein Bild vom Gesundheitszustand des betroffenen Mitarbeiters zu verschaffen. Daher müssen wichtige Dokumente stets verschlossen aufbewahrt werden, wenn der Personaler das Büro verlässt.

Aufbewahrungsfristen von Bewerbungsunterlagen
Grundsätzlich besteht eine Verpflichtung, Bewerbungsunterlagen zu vernichten, sobald der Zweck für die Speicherung entfällt. Zur Entkräftung möglicher Diskriminierungsvorwürfe dürfen die Unterlagen allerdings noch eine Zeitlang aufbewahrt werden. Empfohlen ist eine Aufbewahrung für drei bis sechs Monate. Nach diesem Zeitraum sind die Unterlagen unbedingt zu löschen. Andernfalls sollten Personaler die Einwilligung der Kandidaten einholen. (Bitkom Servicegesellschaft: ra)

Bitkom Servicegesellschaft: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Meldungen: Invests

Compliance, die gelebt wird
Trotz strikterer Cybersecurity- und Compliance-Vorgaben behandeln viele KMU die Dokumentation ihrer IT-Infrastruktur noch stiefmütterlich. Dabei birgt fehlende oder unvollständige Dokumentation das Risiko von ineffizientem Troubleshooting und teuren Fehlentscheidungen. Ohne verlässliche Informationen zu Netzstrukturen, Systemabhängigkeiten oder Rechten wird jeder Incident zur Blackbox.
Echtzeitüberweisungen gemäß IPR
Zahlungsdienstleister stehen unter Druck: Bis Oktober dieses Jahres müssen sie die Verification of Payee (VOP) umgesetzt haben und die Versendung von Echtzeitüberweisungen (Instant Payments) möglich machen. NTT Data erklärt die größten Hürden - und wie sie bis zur Deadline überwunden werden können.
PCI-DSS und Sichtbarkeit
Als anerkanntes Security Framework ist der Payment-Card-Industry-Data-Security-Standard (kurz: PCI-DSS) für Anbieter von Kreditkartentransaktionen ein absolutes Compliance-Muss. Tiho Saric, Senior Sales Director bei Gigamon, verrät, wie die Einhaltung des Sicherheitsstandards dank Netzwerksichtbarkeit zum Kinderspiel wird.
Resilienz kritischer Infrastrukturen stärken
Mit dem neuen KRITIS-Dachgesetz steht die deutsche Wirtschaft vor einer sicherheitspolitischen Zäsur. Ziel des juristischen Rahmenwerks ist es, die Resilienz kritischer Infrastrukturen zu stärken - und das über alle Sektoren hinweg: von Energie, Wasser und Telekommunikation über Gesundheit und Ernährung bis hin zum Transportwesen. Neben Konzernen geraten nun zunehmend auch mittelständische Betreiber in den Fokus.
E-Mails mit geschäftskritischen Inhalten
Unternehmen, die ein falsches Bild von der grundsätzlichen Aufbewahrung von E-Mails mit geschäftskritischen Inhalten haben, laufen Gefahr, gesetzliche Vorgaben der GoBD oder DSGVO zu missachten. Folglich müssen sie dann mit juristischen und finanziellen Konsequenzen rechnen. Umso erstaunlicher ist es, dass zahlreiche Unternehmen ihrem Schutz noch immer nur wenig Bedeutung beimessen.

Lizenz-Compliance ernst nehmen Rechtstipps zum Online-Streaming