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Aufbewahrungspflichten für E-Mails in den GoBD

E-Mail-Archivierungspflicht: Diesen fünf Irrtümern sollten IT-Manager nicht aufsitzen
Fünf Irrtümer über die E-Mail-Archivierungspflicht

Von Kristina Waldhecker, Manager Product Marketing bei MailStore

Fünf Irrtümern über die E-Mail-Archivierungspflicht auf, halten sich bis heute hartnäckig. Irrtum 1: Nur große Unternehmen müssen ihre E-Mails archivieren. In Deutschland sind die Aufbewahrungspflichten für E-Mails in den GoBD geregelt – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese vom Bundesfinanzministerium definierten Grundsätze umfassen die Anforderungen an die IT-gestützte Buchführung und gelten für alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind – wie Bücher, Rechnungen und Buchungsbelege. Folglich muss der überwiegende Teil aller Unternehmen unabhängig von Branche und Größe E-Mails und Anhänge, die entsprechende Informationen beinhalten, vollständig, revisionssicher und dauerhaft zugänglich aufbewahren.

Irrtum 2: E-Mail-Archivierung ist nur aus steuerrechtlicher Sicht wichtig
Die Einhaltung der GoBD ist nur ein wichtiger Grund für die E-Mail-Archivierung. IT-Manager sollten aber nicht unterschätzen, wie lang die Liste an Vorteilen ist.

Eine zentrale E-Mail-Archivierung:
>> minimiert das Risiko, E-Mail-Daten unwiederbringlich zu verlieren.

>> wirkt überfüllten Postfächern entgegen, da E-Mail-Daten nach der Archivierung vom Server entfernt werden können. Sowohl das Datenvolumen auf als auch die Kosten für E-Mail-Server lassen sich so konstant niedrig halten.

>> sorgt auf mehreren Ebenen für höhere Produktivität. Mitarbeitende haben einen einfachen und schnellen (Self-Service-) Zugriff auf ihre eigenen archivierten E-Mails und Anhänge. Dadurch entfallen Wiederherstellungsanfragen an die IT-Abteilung. IT-Mitarbeitende gewinnen dadurch wiederum Zeit, um sich auf relevantere Tätigkeiten zu konzentrieren.

>> unterstützt bei der Umsetzung der EU-DSGVO-Vorgaben. Jedem EU-Bürger stehen verschiedene Betroffenenrechte zu – wie zum Beispiel das Auskunftsrecht (Art. 15), das Recht auf Löschung (Art. 17) oder das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Stellt ein Kunde eine DSGVO-relevante Anfrage, müssen Unternehmen dieser unverzüglich und vollumfänglich nachkommen. Mithilfe der verschiedenen Funktionen einer E-Mail-Archivierungslösung können Unternehmen ihr Archiv effizient durchsuchen und die betroffenen Daten extrahieren und/oder löschen.

Irrtum 3: Ich muss E-Mails nur für kurze Zeit aufbewahren
Der Gesetzgeber schreibt den genauen Aufbewahrungszeitraum vor – und die sind alles andere als kurz. In Deutschland ergeben sich diese Fristen aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO) und betragen gewöhnlich zwischen sechs und zehn Jahren. In Österreich und der Schweiz existieren ähnliche Vorgaben nach der Bundesabgabenordnung bzw. dem Obligationenrecht.

Irrtum 4: Backups reichen doch vollkommen aus
Das ist ein weitverbreiteter Trugschluss. Backup-Systeme erstellen in regelmäßigen Abständen Sicherungskopien. Allerdings werden diese nur über einen kurz- bis mittelfristigen Zeitraum gespeichert. Daher eignen sie sich vor allem für die Disaster Recovery – also der Wiederherstellung geschäftskritischer Systeme und Daten im Notfall. Jedoch besteht das Risiko, dass Daten dauerhaft verloren gehen, da E-Mails und deren Anhänge zwischen den Backup-Zyklen eventuell nicht gesichert oder schlicht überschrieben wurden. Daher sollte mit Blick auf die E-Mail-Kommunikation das regelmäßige Backup des E-Mail-Servers durch eine E-Mail-Archivierungslösung ergänzt werden. Sie archiviert bei Bedarf alle ein- und ausgehenden Nachrichten sofort, wodurch sie Vollständigkeit und Revisionssicherheit gewährleistet. Wichtig: Für zusätzliche Sicherheit sollten Unternehmen ebenfalls Backups ihres Archivs anlegen.

Irrtum 5: Die Investition lohnt sich nicht – E-Mail-Archivierung kostet zu viel Zeit und Geld
Richtig ist stattdessen: Für die E-Mail-Archivierung müssen Unternehmen in eine entsprechende Lösung investieren. Durch die Auslagerung der E-Mails reduzieren sich die Storage-Anforderungen an den E-Mail-Server (was übrigens auch für Cloud-Dienste relevant ist), wodurch sich die Server-Kosten deutlich reduzieren lassen. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung ist in der Regel schnell eingerichtet. Und da Mitarbeitende archivierte E-Mail-Daten eigenständig wiederherstellen können, muss die IT dahingehend auch weniger Zeit investieren. Die Investition lohnt sich also doch – zumal man damit (steuer-)rechtlich auf der sicheren Seite ist. (MailStore: ra)

eingetragen: 21.09.23
Newsletterlauf: 12.01.24

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Behandlung von Nachhaltigkeitsrisiken
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Stand zum Emissionshandel für Gebäude und Verkehr
Die Bundesregierung wird ein neues Klimaschutzprogramm vorlegen, das im Zeitraum bis zum Jahr 2030 auch Maßnahmen zur Treibhausgasminderungsquote im Bereich der durch die EU-Lastenverteilungsverordnung (ESR) erfassten Sektoren Gebäude und Verkehr enthalten wird. Die Maßnahmen für das Programm werden derzeit entwickelt. Das geht aus der Antwort (21/1072) der Bundesregierung auf eine Kleine Anfrage (21/762) der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen hervor.

Bundesarbeitsgericht

Frage der Tariffähigkeit des DDN
Nimmt ein Tarifvertrag auf einen anderen Tarifvertrag Bezug, werden die Regelungen des in Bezug genommenen Tarifvertrags inkorporierter Teil des verweisenden Tarifvertrags. Als solcher gelten sie unmittelbar und zwingend zwischen den an den Verweisungstarifvertrag gebundenen Parteien eines Arbeitsvertrags. Das gilt auch für den Fall, dass am Abschluss des in Bezug genommenen Tarifvertrags eine nicht tariffähige Partei beteiligt gewesen sein sollte.
Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG)
Ein nach Maßgabe des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) zulässig befristetes Arbeitsverhältnis endet auch dann mit Ablauf der vereinbarten Befristung, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in den Betriebsrat gewählt worden ist. Benachteiligt der Arbeitgeber allerdings das befristet beschäftigte Betriebsratsmitglied, indem er diesem wegen des Betriebsratsmandats keinen Folgevertrag anbietet, hat das Betriebsratsmitglied einen Anspruch auf den Abschluss des verweigerten Folgevertrags als Schadensersatz.
Betriebratswahlrecht & Führungskräfte
Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.

Corporate Compliance Zeitschrift

Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance

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In der öffentlichen Gesetzgebung gibt es immer wieder die Forderung nach und erste Experimente mit befristeten Gesetzen. Regulierungen erhalten dann eine sogenannte Sunset-Klausel, in der die Befristung festgelegt wird. Im Folgenden wird darüber diskutiert, inwiefern befristete Regeln auch für das Compliance-Management innerhalb von Unternehmen sinnvoll sein können.
Darstellung der EU-Ökodesignverordnung
Die Europäische Union hat sich mit dem Green Deal und dem Aktionsplan für die Kreislaufwirtschaft das Ziel gesetzt, den Übergang zu einer nachhaltigen, ressourcenschonenden Wirtschaft systematisch voranzutreiben. Ein zentraler Bestandteil dieser Strategie ist die Regulierung der Umweltverträglichkeit von Produkten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die Verordnung zur Schaffung eines Rahmens für die Festlegung von Ökodesignanforderungen für nachhaltige Produkte (Verordnung (EU) 2024/1781) - nachfolgend als EU-Ökodesignverordnung bezeichnet - soll dabei als grundsätzlicher Rechtsrahmen für nahezu alle physischen Waren auf dem EU-Binnenmarkt dienen und die bisherige Richtlinie 2009/125/EG ersetzen.

Zeitschrift Corporate Governance

Vorgaben zur Anwendung der Taxonomie-VO
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Doppelte Wesentlichkeitsanalyse nach ESRS
Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) und die European Sustainability Reporting Standards (ESRS) markieren einen Paradigmenwechsel in der Nachhaltigkeitsberichterstattung europäischer Unternehmen. Im Zentrum steht dabei die doppelte Wesentlichkeitsanalyse, durch die Unternehmen relevante Nachhaltigkeitsthemen als Auswirkungen, Risiken und Chancen (IROs) identifizieren und bewerten müssen. Der vorliegende Beitrag untersucht, wie börsennotierte Unternehmen der Industrie "Zyklische Konsumgüter" im DAX, MDAX und SDAX diese Anforderungen im Geschäftsjahr 2024 erstmals freiwillig umgesetzt haben. Grundlage ist eine qualitative und quantitative Analyse der doppelten Wesentlichkeitsanalyse und der IRO-Berichterstattung.

Zeitschrift Interne Revision

Die Mitigation der Bedrohungen
Sofern man verstanden hat, was Social Engineering bedeutet, auf welche verschiedenen Arten es eingesetzt werden kann und wie die Bedrohungstaktiken und deren -techniken funktionieren, ist es an der Zeit, Schwachstellen zu verstehen und ein Abwehrkonzept zu entwickeln. Sowohl das MITRE-Att@ck-Modell als auch das Kontrollrahmenwerk des Center for Internet Security helfen bei der Etablierung und Aufrechterhaltung von Gegenmaßnahmen.
Künstliche Intelligenz in der Internen Revision
Eine technische Entwicklung, die aktuell besonders vielversprechend erscheint, um dem Fachkräftemangel im Bereich Interne Revision entgegenzuwirken, ist künstliche Intelligenz (KI). Im Rahmen einer empirischen Untersuchung wurden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte im Bereich Interne Revision befragt, um den aktuellen Stand des Einsatzes von KI in der Revision zu erheben und potenzielle Einsatzmöglichkeiten zu identifizieren. Derzeit ist KI in der Revision noch nicht flächendeckend im Einsatz, die Einstellung der Revisorinnen und Revisoren zur Thematik ist jedoch positiv. Um den zukünftigen Einsatz von KI in der Internen Revision zu erleichtern, werden praxisorientierte Handlungsempfehlungen abgeleitet, die potenzielle Einsatzmöglichkeiten von KI verdeutlichen.

Bundeskartellamt

Vertikalzusammenschlüsse in digitalen Märkten
Das Bundeskartellamt hat den Erwerb der alleinigen Kontrolle der Salesforce Inc. (Salesforce) über die Informatica Inc. (Informatica) freigegeben. Salesforce mit Sitz in den USA ist der weltweit größte Anbieter von Software für Customer-Relationship-Management (CRM). Informatica, ebenfalls mit Sitz in den USA, ist ein Anbieter von Datenmanagement- und -integrationslösungen, die von vielen Unternehmen aus diversen Branchen genutzt werden, um Daten des Unternehmens zentral zu verarbeiten - zunehmend auch in der Cloud.
Leitplanken des Kartellrechts beachten
Die Open Grid Europe GmbH (OGE), die Betreiberin des größten Gasfernleitungsnetzes in Westdeutschland, plant den Bau einer CO2-Pipeline in Kooperation mit dem ostdeutschen Gasfernleitungsnetzbetreiber ONTRAS Gastransport GmbH (ONTRAS) und eine weitere CO2-Pipeline in Kooperation mit der belgischen Fluxys S.A. (Fluxys). Aufgrund des hohen Investitionsvolumens im einstelligen Milliardenbereich hat OGE das Bundeskartellamt um Hinweise gebeten, falls kartellrechtliche Bedenken gegen die beiden Projekte bestehen.