Gesetzeskonformer Archivierungsdienst
Datenschutz gilt auch im Archiv: Ungeschützte Aktenlagerung im Keller kann strafbar sein
Blitzarchiv übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes und der Aufbewahrung von Akten
(12.02.16) - Um den Jahreswechsel findet in vielen mittelständischen Firmen das Umräumen der Akten statt – mit der Gefahr, dass nicht mehr benötigte Akten und Belege ungesichert im Keller gelagert werden. Das ist ein klarer Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz, teilt die Aktentreuhand DE GmbH mit. Sie weist darauf hin, dass auch Kellerarchive mit Zugangs- und Zugriffskontrollen versehen werden müssen, um den gesetzlichen Anforderungen an die Datenschutzgesetzgebung zu genügen. "Bei eklatanten Verstößen wie beispielsweise der fortlaufenden ungesicherten Aufbewahrung personenbezogener Daten wie Lohn- und Gehaltslisten kann sich der Inhaber, Geschäftsführer oder Vorstand strafbar machen", warnt Benedikt Steinmetz, Geschäftsführer von Blitzarchiv.
Für Mittelständler, die nicht selbst in Zugangs- und Zugriffskontrollsysteme im eigenen Betrieb investieren wollen, bietet Blitzarchiv einen gesetzeskonformen Archivierungsdienst an. Die nicht mehr benötigten Ordner werden in versiegelten Kartons im Betrieb abgeholt, sicher eingelagert und im Bedarfsfall binnen eines Tages wieder zurückgebracht. Mit Zäunen, Toren, Sicherheitstüren, Sprinkler-, Brandschutz -, Alarm- , Video- und Zugangskontrollanlagen sind die Unterlagen in jeder Hinsicht geschützt. Die Einlagerung erfolgt anonym: Auf den Aktenkartons stehen weder Firmenname noch Anschrift, sondern nur Zahlencodes.
Am Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – je nach Unterlagen in der Regel nach sechs oder zehn Jahren – übernimmt die Aktentreuhand DE auf Wunsch die gesetzeskonforme Vernichtung der Akten. "Bei der Entsorgung der betrieblichen Unterlagen sind die gesetzlichen Auflagen ebenso strikt zu beachten wie bei der Aufbewahrung und bei der ordnungsgemäßen und zeitnahen Vernichtung", erklärt Steinmetz.
Gesetzeskonforme Aufbewahrung, strikte Beachtung des Datenschutzes, stringente Fristenüberwachung und ordnungsgemäße Vernichtung – all dies bietet die Aktentreuhand DE AG mit wenigen Mausklicks. Kartons anfordern (in einen Karton passen sieben Aktenordner), Aufbewahrungsfrist festlegen (zum Beispiel sechs oder zehn Jahre) und entscheiden, ob die Unterlagen nach Fristablauf zurückgeschickt oder nach Bundesdatenschutzgesetz vernichtet werden sollen. Binnen Sekunden sieht man online, was die Auslagerung pro Jahr und in Summe über die Jahre hinweg kostet und kann sofort einen Account anlegen und beauftragen. Die Rechnung wird online beglichen, die Kartenaufkleber ausgedruckt. Schon am nächsten Tag – oder wann immer man bereit ist – werden die Kartons im Betrieb abgeholt.
"Aus den Augen, aus dem Sinn und aus den Füßen" nennt Blitzarchiv Geschäftsführer Steinmetz das Verfahren, und sagt: "Die Aktenauslagerung via Internet geht schneller und ist rechtssicherer als das Umräumen in den Keller."
Blitzarchiv, ein Dienst der Aktentreuhand DE GmbH, ist ein komplett automatisiertes und anonymisiertes Aktenlager. Blitzarchiv übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes und der Aufbewahrung von Akten. Der Kunde behält dennoch die volle Kontrolle über seine Geschäftsakten. Mit wenigen Klicks im gesicherten und verschlüsselten Onlineportal bestimmt der Kunde die Einzelheiten von Abholung, Lagerung und Rückholung der Akten oder die Vernichtung der Akten nach Ende der vereinbarten Aufbewahrungsfristen. Die Abholung der Akten durch Blitzarchiv erfolgt schon am nächsten Arbeitstag – ganz gleich ob ein kompletter Container oder nur ein einziger Aktenkarton ausgelagert wird. Die Akten sind versichert, die Archivierung erfolgt anonymisiert, der Kunde kann die Akten jederzeit über das Onlineportal zurück fordern. Ergebnis: die Kunden von Blitzarchiv sparen Raum, Zeit und Geld. (Aktentreuhand: ra)
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